10 ลักษณะของจดหมายทางการที่สำคัญที่สุด

จดหมายทางการคือการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างคนสองคนที่อาจจะหรืออาจไม่รู้จักซึ่งกันและกัน แต่ในกรณีใดก็ตามมีความสัมพันธ์ที่ห่างไกลและเคารพซึ่งบังคับให้พวกเขารักษาภาษาทางการ

ผู้เขียนจดหมายนั้นเรียกว่าผู้รับหรือผู้ออกหนังสือ ผู้ที่ได้รับมันคือผู้รับหรือผู้รับ จดหมายทางการนั้นมักใช้สำหรับการสื่อสารระหว่าง บริษัท สถาบันระดับสูงและหน่วยงานรัฐบาลเป็นต้น

การให้รางวัลระดับนานาชาติการนัดหมายสาธารณะหรือการรับรองยังใช้เพื่อเข้าร่วม

ในตัวอักษรที่เป็นทางการภาษาพูดความคุ้นเคยสำนวนและ tuteo ควรจะทิ้งไว้ทั้งหมด สูตรมารยาทที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากลจะต้องมีอยู่และต้องเป็นไปตามโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ตามลักษณะที่เป็นทางการของพวกเขาตัวอักษรประเภทนี้จะต้องเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ลงบนกระดาษและส่งในซองที่ปิดผนึกถึงผู้รับแม้ว่าจะเป็นความจริงที่ว่าในยุคดิจิตอลปัจจุบันโครงสร้างของจดหมายทางการใช้สำหรับการสื่อสารที่ส่งไปยัง ผ่านทางอีเมล์ อย่างไรก็ตามหลังไม่ได้พบมากที่สุดหรือแนะนำให้เลือก

10 ลักษณะสำคัญของตัวอักษรที่เป็นทางการ

1- ภาษาทางการ

ภาษาทางการต้องการการใช้คำศัพท์ที่ถูกต้องและไวยากรณ์และการสะกดที่ไร้ที่ติ การรักษาจะต้องห่างไกลและให้เกียรติ

การปฏิบัติต่อผู้ส่งของผู้รับจะต้องเป็นของคุณ ไม่ควรเป็นผู้สอนไม่ว่าจะอยู่ในช่วงอายุหรือช่วงของผู้รับหรือเป็นผู้ส่งหรือไม่รู้จัก

แม้ว่าภาษาจะต้องให้ความเคารพ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าควรมีความเมตตาและความเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่

2- เจตนาคอนกรีต

ไม่มีการเขียนจดหมายทางการโดยปราศจากความตั้งใจและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ด้วยตัวอักษรประเภทนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อสื่อสารบางสิ่งกับผู้รับหรือขอข้อมูลที่ผู้ส่งต้องการ

ไม่ว่าในกรณีใดก็ตามจะพยายามสร้างความประทับใจให้กับผู้รับในทางบวกและจูงใจอย่างดีเพื่อให้การสื่อสารดำเนินต่อไปจนกว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ของผู้ส่ง ข้อมูลที่ให้ควรมีความชัดเจนและครบถ้วนที่สุด

3- ความยาว

จดหมายทางการมักจะสั้นและเจาะจงชี้ไปที่วัตถุประสงค์โดยตรงหลังจากทักทายและกฎมารยาทที่เกี่ยวข้อง

ตามปกติแล้วในกรณีของสถาบันธุรกิจภาครัฐหรือระหว่างคนสองคนที่ไม่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกันมันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะเดินไปรอบ ๆ กิ่งไม้พูดนอกเรื่องหรืออธิบายประเด็นที่ไม่ได้เป็นศูนย์กลาง ด้วยวิธีนี้ตัวอักษรที่เป็นทางการโดยทั่วไปไม่ควรเกิน 2 หน้า

4- หัวกระดาษ

จดหมายอย่างเป็นทางการจะต้องเขียนบนเครื่องเขียนอย่างเป็นทางการของนิติบุคคลหรือบุคคลที่เขียน โดยทั่วไปมักจะทำบนกระดาษหัวจดหมายซึ่งมีเพียงชื่อสถาบันหรือผู้ส่งเท่านั้นที่สามารถปรากฏได้แม้ว่าจะสามารถรวมที่อยู่เดียวกัน

หลังจากนี้วันที่จะปรากฏขึ้นนำหน้าด้วยสถานที่ (เมือง) ที่มีการเขียน

มันฉลาดกว่าที่จะเขียนวันที่โดยไม่มีตัวย่อนั่นคือเดือนที่เขียนด้วยตัวอักษรและปีที่มีตัวเลขสี่ตัว มันจะต้องจัดชิดด้านขวาของหน้า

5- การรักษาและทักทาย

การรักษาจะต้องเป็นทางการและต้องมีตำแหน่งอาชีพหรือช่วงของผู้รับ ตัวอย่างเช่น: ประธานาธิบดี, แพทย์, ศาสตราจารย์, นายพล ฯลฯ ตามด้วยหรือไม่ใช้นามสกุล หลีกเลี่ยงการทักทายด้วยชื่อเล่นชื่อเล่นหรือชื่อเล่น

เมื่อผู้รับเป็นคู่รักคุณควรปฏิบัติต่อตัวคุณในฐานะลอร์ดและเลดี้ เจ้าหน้าที่และสมาชิกวุฒิสภาได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็น "ผู้มีเกียรติ" ในบางประเทศในขณะที่คนอื่น ๆ พวกเขาสามารถเป็น "ลอร์ดผู้โด่งดัง"

สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นกับตำแหน่งอื่น ๆ ของรัฐบาลหรือตำแหน่งของขุนนางดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบโปรโตคอลของแต่ละประเทศ

หากไม่ทราบชื่อผู้รับเฉพาะสามารถใช้สูตรที่ไม่มีตัวตนเช่น "ผู้ที่อาจกังวล" หรือเพียงแค่ "ท่านที่รัก" หรือ "ท่านที่รัก"

สำหรับคำทักทายคุณควรเพิ่มกฎมารยาทเช่น "ที่รัก", "ที่เคารพ" ฯลฯ แบบฟอร์ม "ท่านที่รัก" ยังใช้เป็นคำทักทายอย่างเป็นทางการ

6- ร่างกาย

เนื้อหาของจดหมายควรเริ่มต้นด้วยกฎมารยาทเช่น: "ผ่านสิ่งนี้ ... ", "ฉันเขียนถึงคุณ ... ", "ฉันเคารพคุณอย่างยิ่งในโอกาสที่ ... ", "รับใช้สิ่งนี้ สำหรับ ... "หรือโปรโตคอลที่น้อยกว่าเช่น" ก่อนอื่นจะได้รับคำทักทายอย่างจริงใจ ... "

ตัวอักษรควรมีย่อหน้าที่สั้นและมีโครงสร้างที่ดี ข้อความนั้นต้องมีความแม่นยำเป็นรูปธรรมและไม่มีเสียงใด ๆ

หากเป็นคำขอจะต้องดำเนินการโดยตรง หากเป็นจดหมายที่ให้ข้อมูลคุณควรตรงไปที่ประเด็น พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้รับเป็นคนไม่ว่างที่ไม่ต้องการเสียเวลาด้วยการพูดที่ไม่จำเป็นหรือเข้าใจยาก

7- การจากลา

อำลาควรปัดความคิดหลักของจดหมายเสริมวัตถุประสงค์และส่งเสริมการกระทำที่ผู้ส่งคาดหวังจากผู้รับ ("ฉันกำลังรอคำตอบของคุณ", "ฉันหวังว่าข้อมูลจะมีประโยชน์" ฯลฯ )

การปิดจดหมายที่เป็นทางการที่สุดคือ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ระมัดระวังอย่างยิ่ง" เลือกรูปแบบเหล่านี้กับคนที่พูดภาษามากกว่า "ทักทายอย่างจริงใจ", "ทักทาย", "กอด" ฯลฯ

หลังจากนี้คุณต้องวางลายเซ็นที่พิมพ์ (ชื่อและนามสกุลในตัวอักษรบล็อก) และลายเซ็นของผู้ส่ง T

มันจะต้องรวมตำแหน่งหรือตำแหน่งที่จัดโดยผู้ส่งเช่น "ดร.", "อิง", "ศ." ตามด้วยชื่อและนามสกุลและในบรรทัดแยกตำแหน่ง: "ประธานคณะกรรมการประเมิน" ของสาธารณรัฐอาร์เจนตินา ", " เลขาธิการ "ฯลฯ

8- ข้อมูลอื่น ๆ

ที่เท้าของตัวอักษรและหลังจากลายเซ็นสามารถรวมถ้าจำเป็นคำอธิบายของภาคผนวกหรือชื่อของคนที่จะได้รับสำเนาของจดหมาย (ระบุด้วยตัวย่อ "Cc")

ด้านล่างและในที่สุดสามารถรวมชื่อย่อของบุคคลที่กำหนดตัวอักษรเช่นผู้ส่งที่เหมาะสม (เป็นตัวพิมพ์ใหญ่) และผู้ที่ถอดความ (ตัวพิมพ์เล็ก) ดังแสดง: ABC / def

เป็นจดหมายที่เคยคิดว่าไม่แนะนำให้ใช้คำลงท้ายใน

9- ซองจดหมาย

จดหมายทางการทุกฉบับจะต้องส่งในซองแม้ว่าผู้ส่งและผู้รับจะอยู่ในอาคารเดียวกัน (ตัวอย่างเช่นการสื่อสารระหว่างแผนกของสถาบันเดียวกัน)

ซองจดหมายจะต้องมีขนาดตามที่บรรจุไว้เพื่อไม่ให้มีขนาดใหญ่เกินไป จดหมายควรถูกพับให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ (สูงสุด 2 ถึง 4 เท่า) เนื่องจากกระดาษที่เกือบจะสมบูรณ์และมีรอยพับมากเกินไปจะดูสง่างามกว่ามาก

ชื่อและข้อมูลของผู้รับจะถูกวางไว้ด้านหน้าของซองจดหมายและตรงกลางของมันเสมอ ชื่อผู้ส่งและข้อมูลสามารถอยู่ที่แผ่นพับด้านหลังและซองจดหมายหรือด้านหน้า, ด้านบนและด้านซ้ายของซองจดหมาย

Quadrant ด้านบนขวาของด้านหน้าของซองจดหมายนั้นสงวนไว้สำหรับตราประทับหรือตราประทับเสมอ

จะต้องปิดอย่างระมัดระวัง แต่อย่างแน่นหนาเพื่อรับประกันการขัดขืนไม่ได้ของเนื้อหา ในบางกรณีพิธีหรือสง่างามมากก็สามารถปิดผนึกด้วยขี้ผึ้งปิดผนึก

10- คำตอบ

จดหมายทุกฉบับจะต้องมีคำตอบ จะต้องรวดเร็วกระชับและรักษาเค้าโครงของจดหมายทางการที่ได้รับ

จดหมายทางการที่ไม่มีการตอบสนองถือเป็นการกระทำที่ไม่สุภาพและไม่สุภาพในส่วนของผู้รับที่อาจทำให้เกิดผลตรงกันข้ามโดยสิ้นเชิงกับวัตถุประสงค์ที่ได้ดำเนินการในตอนแรก