วิธีการทำจดหมายแนะนำส่วนตัวใน 5 ขั้นตอน

ขั้นตอนในการ ทำจดหมายแนะนำส่วนตัว จะต้องพิถีพิถันมากเนื่องจากความสำคัญที่สามารถนำมาให้กับผู้สมัคร

จดหมายแนะนำส่วนตัวเป็นเอกสารที่มักจะดำเนินการโดยผู้จัดการหรือหัวหน้าของผู้สมัครสำหรับงาน มันมีภาษาทางการที่สื่อถึงคุณสมบัติและประสบการณ์เชิงบวกที่คนงานทำในงาน

การเตรียมและการเขียนจดหมายแนะนำที่ดีเป็นสิ่งสำคัญเพราะอาจหมายถึงการจ้างงานใน บริษัท ใหม่การเลื่อนตำแหน่งภายในตำแหน่งทางสังคมใหม่หรือได้รับการยอมรับในมหาวิทยาลัย

การนำเสนอหนังสือรับรองจริง ๆ ไม่ได้หมายความว่าผู้สมัครจะดีกว่า - และสิ่งนี้เป็นที่รู้จักกันโดยนักเลือกที่ดี - แม้ว่าพวกเขาจะให้ความมั่นใจกับผู้รับเหมาและสามารถทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่าประสบการณ์การทำงานจริง

จากการวิจัยคำแนะนำส่วนตัวที่เป็นลายลักษณ์อักษรเหล่านี้ไม่ได้คาดการณ์ว่าผู้สมัครจะดีในตำแหน่ง พวกเขาจึงมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในผู้บริหารหรือจ้างผู้จัดการโดยไม่มีความรู้ทางทฤษฎีมาก - บางทีอาจมีประสบการณ์ - ในทรัพยากรมนุษย์ ดังนั้นใช้ประโยชน์จากข้อเท็จจริงนี้!

เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้ง่ายขึ้นและไม่มีอาการปวดหัวมากมายเราได้ทิ้งคุณไว้ที่ส่วนท้ายของบทความตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เป็นแบบจำลองได้

จดหมายประเภทนี้สามารถขอได้โดยคู่ค้าที่คุณไปโรงเรียนหุ้นส่วนทางธุรกิจหรือเพื่อนร่วมงานเจ้านายหรือแม้แต่ผู้จัดการ จดหมายเหล่านี้อาจส่งผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่ออนาคตทางการศึกษาและความเป็นมืออาชีพของใครบางคน

แทนที่จะพูดถึงความสามารถของบุคคลในการทำงานคุณต้องพูดถึงความสามารถในการท้าทายและประสบความสำเร็จ

ในจดหมายแนะนำส่วนบุคคล - โดยทั่วไป - ความสามารถของบุคคลในการทำงานและ / หรือการพัฒนาในสภาพแวดล้อมการทำงานจะต้องอธิบาย

อย่าพูดถึงทักษะของบุคคลที่คุณไม่คุ้นเคย แต่เน้นทักษะอาชีพที่บุคคลนั้นแสดงให้เห็น

จดหมายแนะนำส่วนตัวแต่ละฉบับไม่ว่าจะเขียนโดยผู้จัดการสำหรับพนักงานปัจจุบันหรือพนักงานเก่าหรือโดยครูสำหรับนักเรียนเก่าจะมีองค์ประกอบพื้นฐานหลายอย่างที่เราจะอธิบายด้านล่าง

5 ขั้นตอนในการทำจดหมายแนะนำตนเอง

1- ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย

ส่วนใหญ่จดหมายรับรองจะถูกส่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดสมัคร อย่างไรก็ตามอาจมีบางครั้งที่จดหมายถูกส่งหรือส่งแยกต่างหากไปยังผู้จัดการการจ้างงานหรือคณะกรรมการการรับสมัคร

ไม่ว่าในกรณีใด ๆ คุณไม่ควรคิดว่าผู้อ่านจะรู้ว่าทำไมคุณได้รับจดหมายฉบับนี้จากคุณ ดังนั้นคุณต้องรวมข้อมูลต่อไปนี้ไว้ในย่อหน้าเปิด

ในบรรทัดแรกหรือบรรทัดที่สองของจดหมายแนะนำคุณควรระบุสาเหตุที่คุณเขียนจดหมายรวมถึงชื่อของบุคคลที่คุณสนับสนุนและโอกาสที่คุณจะให้การสนับสนุนไม่ว่าจะเป็นงานโปรโมชั่นหรือโอกาส การศึกษา

นอกเหนือจากการระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายแล้วคุณจำเป็นต้องแนะนำตัวคุณเองกับผู้อ่านและอธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัคร

นอกจากนี้ยังจำเป็นที่คุณจะต้องมีคุณสมบัติก่อนที่ผู้อ่านจะโน้มน้าวใจพวกเขาว่าความคิดเห็นของคุณเป็นสิ่งสำคัญและทำให้พวกเขาสนใจในสิ่งที่คุณพูด

2- จดจำคุณค่าของความซื่อสัตย์

หลังจากแนะนำตัวเองและอธิบายคุณสมบัติของคุณแล้วให้จำกฎที่มีค่าที่สุดสำหรับการเขียนจดหมายแนะนำส่วนตัว: ความซื่อสัตย์ คุณไม่จำเป็นต้องพูดเกินจริงหรือปลอมแปลงข้อมูลเพื่อโปรโมตบุคคลที่คุณสนับสนุน

ผู้จัดการการจ้างงานหรือคณะกรรมการการรับสมัครไม่สามารถค้นพบการหลอกลวงของคุณ แต่ถ้าพวกเขาทำคุณและผู้สมัครจะถูกผิด

นอกจากจะดูไม่ดีหากค้นพบการหลอกลวงแล้วในการสัมภาษณ์ผู้สมัครอาจถูกจับได้ว่าคุณใส่อะไรบางอย่างที่เขาไม่สามารถอธิบายหรือป้องกันได้

มีความจำเป็นต้องรวมข้อมูลที่แม่นยำว่าหากบุคคลนั้นถูกขอให้ลงรายละเอียดเขาสามารถทำได้อย่างง่ายดาย

3- รวมความสำเร็จและผลลัพธ์

เมื่อกล่าวถึงความสำเร็จและคุณสมบัติของแต่ละบุคคลการเน้นถึงความสำเร็จที่เฉพาะเจาะจงอาจเป็นประโยชน์ในการให้น้ำหนักกับแถลงการณ์ของพวกเขา คุณสามารถอธิบายงานและการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์และจากนั้นพูดถึงผลลัพธ์

ทั้งนายจ้างและสถาบันการศึกษาต้องการลงทุนในบุคคลที่มีความคิดสร้างสรรค์และมีนวัตกรรมดังนั้นการกล่าวถึงทักษะชุดนี้จะช่วยผู้สมัครได้เป็นอย่างดีรวมทั้งพูดถึงการสาธิตความเป็นผู้นำและความเป็นผู้นำในเชิงรุก

หากคุณเสนอชื่อผู้สมัครเป็นการส่วนตัวเพื่อรับรางวัลพิเศษหรือเกียรติซึ่งคุณเป็นผู้ชนะคุณต้องพูดถึงสิ่งนั้นในจดหมายของคุณ รวมข้อมูลเกี่ยวกับรางวัลที่คุณเสนอชื่อทำไมคุณเสนอชื่อและรายละเอียดอื่น ๆ ของการรับรู้

หากคุณรู้เพียงรางวัลที่บุคคลนั้นได้รับหรือหากทั้งคู่ได้รับการยอมรับร่วมกันคุณสามารถรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งนั้นได้

โปรดจำไว้ว่ามันเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้จดหมายแนะนำส่วนตัวค่อนข้างสั้นเพื่อไม่ให้ขาดความสนใจจากผู้อ่าน

4- ตอบคำถามที่ผู้อ่านต้องการทราบ

ในจดหมายรับรองที่คุณคาดว่าจะพูดคุยเกี่ยวกับผู้สมัคร แต่เป็นสิ่งสำคัญที่จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่บุคคลนั้นสามารถทำได้แทนที่จะเป็นสิ่งที่คุณจะได้รับจาก บริษัท หรือโรงเรียนที่คุณกำลังเลือก

ดังนั้นคุณต้องคำนึงถึงตัวเองของผู้อ่านและถามตัวเองว่าคุณต้องการทราบเกี่ยวกับตัวเลือกนี้อย่างไรถ้าคุณเป็นผู้ตัดสินใจ

บางคำถามอาจรวมถึง: บุคคลนี้จะทำอะไรให้ฉัน บุคคลนี้สอดคล้องกับองค์กรของฉันอย่างไร การว่าจ้างหรือการรับบุคคลนี้จะปรับปรุง บริษัท หรือสถาบันการศึกษาระยะยาวของฉันหรือไม่

ไม่ว่าจดหมายรับรองของคุณจะใช้เวลานานเท่าใดคำตอบของคำถามเหล่านี้จะต้องชัดเจนและเข้าใจง่ายสำหรับผู้อ่าน

5- จัดให้มีวิธีการติดตาม

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าผู้อ่านรู้ว่าพวกเขาสามารถติดต่อคุณได้หากพวกเขามีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัคร

ข้อเท็จจริงที่ว่าคุณเสนอให้พูดถึงผู้สมัครในรายละเอียดเพิ่มเติมบอกผู้อ่านว่าเขามีความมุ่งมั่นอย่างเต็มที่ที่จะสนับสนุนบุคคลนั้น

เคล็ดลับอื่น ๆ

- กล่าวถึงสิ่งที่สนใจผู้รับเหมา ผู้อำนวยการ / ผู้จัดการการคัดเลือกมองหาใครที่จะจ้างคุณ หากคุณกำลังมองหาที่จะขายมากขึ้นและคุณเป็นผู้ขายและคุณมีการจัดการเพื่อเพิ่มยอดขายในงานก่อนหน้าของคุณพูดถึงมัน

- อย่าพูดเกินจริงหรือโกหก : ผู้จัดการการคัดเลือกที่มีประสบการณ์จะรู้ได้อย่างรวดเร็วหากคุณกำลังโกหกหรือไม่ หากคุณมีข้อสงสัยคุณจะต้องถามตัวเองให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

- ปรับภาษาให้เหมาะกับ บริษัท ที่ต้องการใช้จดหมาย : ศึกษาเว็บไซต์ของ บริษัท สไตล์ที่ใช้เมื่อเขียนถ้าใช้คำการแสดงออกหรือทรัพยากร การใช้มันจะทำให้จดหมายแนะนำของคุณคุ้นเคย

- อย่าขยายตัวเองมากเกินไป : ผู้จัดการการคัดเลือกจะมีหลายพันสิ่งให้ทำเพื่อให้อ่านได้มาก โดยหลักการแล้วตัวอักษรควรอ่านได้ใน 10 วินาที คิดว่าผู้ปฏิบัติงานที่เลือกสามารถดู 100 ประวัติย่อได้อย่างง่ายดาย

- คุณสามารถลอง สะดุดตามีความคิดสร้างสรรค์

ตัวอย่างจดหมายแนะนำตัว

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วจดหมายควรจะสั้นและชัดเจน:

เรียนผู้อำนวยการ

มาเรียได้ทำงานกับฉันในช่วง 5 ปีที่ผ่านมาในตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายขายและฉันมีเพียงคำพูดที่เป็นบวก

นับตั้งแต่เข้ามาเธอก็สามารถเพิ่มยอดขายของเธอได้ 20% โดยเริ่มจากการเป็นพนักงานขายตรงและต่อมาก็เป็นผู้อำนวยการและจัดการทีมสิบคน

ทัศนคติของเขามักจะเป็นบวกทำงานร่วมกันเป็นมิตรและเต็มใจที่จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

ฉันยังคงอยู่ที่การกำจัดของคุณในกรณีที่คุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

ขอแสดงความนับถือ

Antonio Pérezผู้อำนวยการฝ่ายธุรกิจละตินอเมริกา

ตามที่คุณเห็นจดหมายแนะนำฉบับนี้เรียบง่ายเข้าใจง่ายและกล่าวถึงสิ่งที่เป็นที่สนใจของฝ่ายที่ทำสัญญา อย่าเบื่อและถ้ามันดูบนกระดาษหรือในอีเมลดูเหมือนว่าสิ่งที่จะใช้เวลานานในการอ่าน

ชุดรูปแบบสำหรับกระบวนการเลือกขั้นสูง

หากขั้นตอนการคัดเลือกเป็นขั้นสูงอาจมีบางสิ่งที่ใช้อย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น

เรียนผู้อำนวยการ:

ฉันเขียนถึงแนะนำ John ถึงตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าในแผนกของเขา จอห์นทำงานให้ฉันเป็นเวลาสองปีในฐานะผู้บริหารบัญชีที่พิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิผลสูง ฉันคิดว่าเขาจะพิสูจน์ให้เห็นว่าเป็นสินทรัพย์ในฐานะผู้จัดการในแผนกของเขาดังนั้นฉันจึงสนับสนุนเขาอย่างเต็มที่สำหรับตำแหน่ง

ฉันพบว่า John ทำงานหนักมีพลังและเต็มไปด้วยความคิดริเริ่ม เมื่อได้รับการว่าจ้างจอห์นได้รับมอบหมายบัญชีที่มั่นคง - แต่ไม่ใช่การเติบโต - เป็นเครื่องมือการเรียนรู้จนกว่าเขาจะคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์และบริการของเรา

ในหกเดือนจอห์นประสบความสำเร็จในการใช้จ่ายทางบัญชีเพิ่มขึ้นร้อยละ 10 กับลูกค้าสามรายที่ไม่ได้เปลี่ยนธุรกิจของเราในห้าปี ด้วยเหตุนี้ฉันจึงมอบหมายจอห์นให้กับลูกค้าเพียงไม่กี่คนและเขาได้รับทั้งหมด

แม้ว่ารายชื่อบัญชีของเขาจะประกอบด้วยบัญชีเก่าจอห์นเป็นหนึ่งในผู้มีรายได้สูงสุดในทีมของฉัน ฉันเชื่อว่ากุญแจสู่ความสำเร็จของเขาคือความหลงใหลในผลิตภัณฑ์ของเราและความสามารถพิเศษของเขาในการบริการลูกค้า

นี่คือเหตุผลที่ฉันขอแนะนำสำหรับงานที่คุณเสนอ ฉันรู้ว่าถ้าคุณสามารถฝึกทีมให้ทำสิ่งที่คุณทำคุณจะสังเกตเห็นการลดลงอย่างมากของการร้องเรียนและการขัดสีของลูกค้า

หากฉันสามารถเป็นความช่วยเหลือเพิ่มเติมในกระบวนการประเมินผลของคุณโปรดแจ้งให้เราทราบ สายตรงของฉันคือ 555-55-55 หรือคุณสามารถติดต่อฉันทางอีเมลที่ [ป้องกันอีเมล] แน่นอนคุณสามารถหยุดโดยสำนักงานของฉันเพื่อตอบคำถามใด ๆ

ขอแสดงความนับถือ

(ลายเซ็น)