เลขานุการผู้บริหาร: รายละเอียดทักษะและฟังก์ชั่นที่จำเป็น

เลขานุการผู้บริหาร เป็นงานหรืออาชีพที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนสูงสุดแก่พนักงานระดับสูงใน บริษัท หรือองค์กร เขาจะเป็นคนที่จะจัดระเบียบและรักษาตารางผู้บริหารและช่วยให้พวกเขาทำงานด้านการบริหารที่หลากหลาย

วัตถุประสงค์คือเพื่อสนับสนุนประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจโดยมั่นใจว่างานบริหารทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายจะดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ เลขานุการคือบุคคลที่ให้การสนับสนุนด้านการบริหาร พวกเขาสามารถทำงานต่าง ๆ เช่นการเขียนและการยื่นตอบรับโทรศัพท์และส่งข้อความ

ในทางกลับกันเลขานุการผู้บริหารหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารก็ทำกิจกรรมบางอย่างเช่นการประสานงานสำนักงานการวิจัยผลิตภัณฑ์การโต้ตอบกับซัพพลายเออร์การสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และการสร้างฐานข้อมูล .

โดยปกติแล้วผู้บริหารระดับสูงจะได้รับเงินเดือนสูงกว่าเลขานุการเนื่องจากทำหน้าที่ระดับสูงและเร่งประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงาน

รายละเอียดที่จำเป็น

- วุฒิการศึกษาด้านบริหารธุรกิจหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

- ประสบการณ์ที่ผ่านการพิสูจน์แล้วในฐานะเลขานุการผู้บริหารหรือบทบาทการบริหารที่คล้ายกัน

- ต้องมีความสามารถในการจัดการ Microsoft-Office ด้วยวิธีการที่สำคัญและในซอฟต์แวร์« back-office »เช่นระบบ ERP

- มีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการบริหารสำนักงานและขั้นตอนการทำบัญชีขั้นพื้นฐานรวมถึงคำศัพท์ทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องที่จัดการในอุตสาหกรรม

- ความคุ้นเคยกับวิธีการตรวจสอบขั้นพื้นฐานและเทคนิคในการนำเสนอรายงาน

- มีทักษะการจัดการองค์กรและเวลาที่ดีเยี่ยม

- ทักษะการสื่อสารและการเจรจาต่อรองที่โดดเด่น

- ความซื่อสัตย์และความลับ

เลขานุการผู้บริหารจะต้องเป็นมืออาชีพที่รวดเร็วพร้อมความสามารถในการบริหารเวลาและความสามารถในการทำงานหลายอย่างที่ยอดเยี่ยม ขึ้นอยู่กับความขยันและความสามารถในการทำงานของพวกเขาที่ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการของพวกเขาโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับงานอื่น ๆ

ผู้จัดการหลายคนพึ่งพาเลขานุการผู้บริหารเป็นอย่างมากเพื่อประสานงานประจำวันและทำให้พวกเขาอยู่ในวาระการประชุม พวกเขาจำเป็นต้องมีไหวพริบและความกล้าแสดงออกอย่างเหมาะสมในฐานะผู้พิทักษ์เวลาของผู้จัดการ

ทักษะที่จำเป็น

เลขานุการผู้บริหารต้องมีประสิทธิภาพในทักษะพื้นฐานเช่นการเขียนไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนและมีประสบการณ์ในการใช้อุปกรณ์สำนักงานและแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ทั่วไปเช่นการประมวลผลคำสเปรดชีตและกราฟิก

ในทำนองเดียวกันพวกเขาจะต้องมีทักษะที่ยอดเยี่ยมในการจัดการเวลาและความสามารถในการจัดการกับความรับผิดชอบที่หลากหลาย

ในทางกลับกันเลขานุการผู้บริหารยังต้องการคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นการตัดสินใจที่ดีการเจรจาต่อรองการพิจารณาและความสามารถในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง

พวกเขาต้องการทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งเพื่อโต้ตอบกับสาธารณะเขียนรายงานและตรวจสอบสิ่งพิมพ์

ฟังอย่างกระตือรือร้น

ต้องรู้จักใส่ใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่คนอื่นพูดใช้เวลาทำความเข้าใจประเด็นที่กำลังทำถามคำถามตามความเหมาะสมและไม่รบกวนเวลาที่ไม่เหมาะสม

การอ่านจับใจความ

มีความเข้าใจประโยคและย่อหน้าที่เป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์

การบริหารเวลา

รู้วิธีจัดการอย่างมีประสิทธิภาพทั้งเวลาของคุณเองรวมถึงเวลาของผู้อื่น

รู้วิธีการพูด

พูดกับผู้อื่นอย่างชัดเจนเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเขียน

มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษรตามสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของผู้ชม

การคิดเชิงวิพากษ์

การใช้ตรรกะและการใช้เหตุผลเพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของการแก้ปัญหาทางเลือกข้อสรุปหรือแนวทางการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

การเรียนรู้เชิงรุก

ทำความเข้าใจกับนัยของข้อมูลใหม่สำหรับการแก้ปัญหาและทำการตัดสินใจในปัจจุบันและอนาคต

การประสาน

การปรับการกระทำที่เกี่ยวข้องกับการกระทำของผู้อื่น

ทบทวน

ทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติงานของตัวเองของบุคคลอื่นหรือองค์กรเพื่อทำการปรับปรุงหรือใช้มาตรการแก้ไข

ฟังก์ชั่น

เลขานุการผู้บริหารอาจรับผิดชอบเงินสดย่อยและการบัญชี แต่ยังสามารถจัดการงบประมาณได้ คุณสามารถเผยแพร่บทความบนเว็บไซต์แม้ว่าคุณจะสามารถออกแบบและจัดการเว็บไซต์ได้

คุณสามารถป้อนข้อมูลในสเปรดชีตที่คุณออกแบบและใช้สำหรับฟังก์ชั่นการรายงาน

เลขานุการผู้บริหารสามารถกำกับดูแลเจ้าหน้าที่ธุรการ เขามักจะรายงานโดยตรงต่อผู้อำนวยการบริหารและสามารถสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงหนึ่งคนขึ้นไป

ความรับผิดชอบ

ให้ความสำคัญกับผู้บริหาร

- รักษาวาระของผู้บริหารและช่วยในการวางแผนการนัดหมายการประชุมคณะกรรมการการประชุมและอื่น ๆ

- เข้าร่วมการประชุมเพื่อจัดทำรายงานการประชุมและรายงานการประชุมจากนั้นรวบรวมถอดความและแจกจ่าย

- จัดเตรียมการเดินทางทั้งหมดสำหรับผู้บริหาร: การซื้อบัตรโดยสารการจองโรงแรมการจัดส่งค่าใช้จ่ายการเดินทางการจัดการและการทบทวนเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นต้น

รวบรวมข้อมูลและจัดทำเอกสารหรือรายงานเพื่อประกอบการพิจารณาและนำเสนอโดยผู้บริหารคณะกรรมการชุดย่อยและคณะกรรมการ บริษัท ตามที่ได้รับมอบหมาย

- จัดการเอกสารที่เป็นความลับเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขายังคงปลอดภัย

ปฏิสัมพันธ์ภายในและภายนอก

- รับและกรองสายโทรศัพท์เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลที่เหมาะสมเมื่อเหมาะสม

- จัดการจัดลำดับความสำคัญและแจกจ่ายจดหมายโต้ตอบที่เข้ามาหรือส่งออกทั้งหมด (อีเมลจดหมายโทรสารแพคเกจ ฯลฯ ) การอ่านและวิเคราะห์บันทึกที่เข้ามาการนำเสนอและรายงานเพื่อกำหนดความสำคัญและวางแผนการกระจายของพวกเขา

- เตรียมคำตอบสำหรับการโต้ตอบที่มีคำสั่งตามปกติ

- กำกับดูแลการใช้เครื่องใช้สำนักงานและเจรจาข้อตกลงกับซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อมีกำไรมากขึ้น

- พบปะกับบุคคลกลุ่มผลประโยชน์พิเศษและอื่น ๆ ในนามของผู้บริหารคณะกรรมการชุดย่อยและคณะกรรมการ บริษัท

- ต้อนรับผู้เยี่ยมชมและพิจารณาว่าพวกเขาควรได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางคนหรือไม่

การสนับสนุนการบริหาร

- เก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่เก็บถาวรเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกจัดระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับการดึงอย่างรวดเร็ว

- จัดทำใบแจ้งหนี้รายงานจดหมายงบการเงินและเอกสารอื่น ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำสเปรดชีตฐานข้อมูลและ / หรือการนำเสนอนอกจากนี้ยังให้ความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องในการบัญชี

- ปฏิบัติงานสำนักงานทั่วไปเช่นการบำรุงรักษาระบบการบริหารและการปฏิบัติงานการบัญชีขั้นพื้นฐาน

- ประสานงานและกำกับการบริการของสำนักงานเช่นบันทึกและจัดทำงบประมาณเพื่อช่วยผู้บริหาร

- กำหนดและดูแลนโยบายและขั้นตอนการบริหารทั้งสำหรับพนักงานของสำนักงานรวมถึงองค์กร

- ทบทวนแนวทางปฏิบัติและขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อพิจารณาว่าสามารถทำการปรับปรุงในด้านต่าง ๆ เช่นเวิร์กโฟลว์ขั้นตอนการรายงานหรือค่าใช้จ่าย

- กำกับดูแลและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการอื่น ๆ