เลขานุการผู้บริหาร: รายละเอียดทักษะและฟังก์ชั่นที่จำเป็น
เลขานุการผู้บริหาร เป็นงานหรืออาชีพที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนสูงสุดแก่พนักงานระดับสูงใน บริษัท หรือองค์กร เขาจะเป็นคนที่จะจัดระเบียบและรักษาตารางผู้บริหารและช่วยให้พวกเขาทำงานด้านการบริหารที่หลากหลาย
วัตถุประสงค์คือเพื่อสนับสนุนประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจโดยมั่นใจว่างานบริหารทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายจะดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ เลขานุการคือบุคคลที่ให้การสนับสนุนด้านการบริหาร พวกเขาสามารถทำงานต่าง ๆ เช่นการเขียนและการยื่นตอบรับโทรศัพท์และส่งข้อความ
ในทางกลับกันเลขานุการผู้บริหารหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารก็ทำกิจกรรมบางอย่างเช่นการประสานงานสำนักงานการวิจัยผลิตภัณฑ์การโต้ตอบกับซัพพลายเออร์การสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และการสร้างฐานข้อมูล .
โดยปกติแล้วผู้บริหารระดับสูงจะได้รับเงินเดือนสูงกว่าเลขานุการเนื่องจากทำหน้าที่ระดับสูงและเร่งประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงาน
รายละเอียดที่จำเป็น
- วุฒิการศึกษาด้านบริหารธุรกิจหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
- ประสบการณ์ที่ผ่านการพิสูจน์แล้วในฐานะเลขานุการผู้บริหารหรือบทบาทการบริหารที่คล้ายกัน
- ต้องมีความสามารถในการจัดการ Microsoft-Office ด้วยวิธีการที่สำคัญและในซอฟต์แวร์« back-office »เช่นระบบ ERP
- มีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการบริหารสำนักงานและขั้นตอนการทำบัญชีขั้นพื้นฐานรวมถึงคำศัพท์ทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องที่จัดการในอุตสาหกรรม
- ความคุ้นเคยกับวิธีการตรวจสอบขั้นพื้นฐานและเทคนิคในการนำเสนอรายงาน
- มีทักษะการจัดการองค์กรและเวลาที่ดีเยี่ยม
- ทักษะการสื่อสารและการเจรจาต่อรองที่โดดเด่น
- ความซื่อสัตย์และความลับ
เลขานุการผู้บริหารจะต้องเป็นมืออาชีพที่รวดเร็วพร้อมความสามารถในการบริหารเวลาและความสามารถในการทำงานหลายอย่างที่ยอดเยี่ยม ขึ้นอยู่กับความขยันและความสามารถในการทำงานของพวกเขาที่ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการของพวกเขาโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับงานอื่น ๆ
ผู้จัดการหลายคนพึ่งพาเลขานุการผู้บริหารเป็นอย่างมากเพื่อประสานงานประจำวันและทำให้พวกเขาอยู่ในวาระการประชุม พวกเขาจำเป็นต้องมีไหวพริบและความกล้าแสดงออกอย่างเหมาะสมในฐานะผู้พิทักษ์เวลาของผู้จัดการ
ทักษะที่จำเป็น
เลขานุการผู้บริหารต้องมีประสิทธิภาพในทักษะพื้นฐานเช่นการเขียนไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนและมีประสบการณ์ในการใช้อุปกรณ์สำนักงานและแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ทั่วไปเช่นการประมวลผลคำสเปรดชีตและกราฟิก
ในทำนองเดียวกันพวกเขาจะต้องมีทักษะที่ยอดเยี่ยมในการจัดการเวลาและความสามารถในการจัดการกับความรับผิดชอบที่หลากหลาย
ในทางกลับกันเลขานุการผู้บริหารยังต้องการคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นการตัดสินใจที่ดีการเจรจาต่อรองการพิจารณาและความสามารถในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง
พวกเขาต้องการทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งเพื่อโต้ตอบกับสาธารณะเขียนรายงานและตรวจสอบสิ่งพิมพ์
ฟังอย่างกระตือรือร้น
ต้องรู้จักใส่ใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่คนอื่นพูดใช้เวลาทำความเข้าใจประเด็นที่กำลังทำถามคำถามตามความเหมาะสมและไม่รบกวนเวลาที่ไม่เหมาะสม
การอ่านจับใจความ
มีความเข้าใจประโยคและย่อหน้าที่เป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์
การบริหารเวลา
รู้วิธีจัดการอย่างมีประสิทธิภาพทั้งเวลาของคุณเองรวมถึงเวลาของผู้อื่น
รู้วิธีการพูด
พูดกับผู้อื่นอย่างชัดเจนเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การเขียน
มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษรตามสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของผู้ชม
การคิดเชิงวิพากษ์
การใช้ตรรกะและการใช้เหตุผลเพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของการแก้ปัญหาทางเลือกข้อสรุปหรือแนวทางการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
การเรียนรู้เชิงรุก
ทำความเข้าใจกับนัยของข้อมูลใหม่สำหรับการแก้ปัญหาและทำการตัดสินใจในปัจจุบันและอนาคต
การประสาน
การปรับการกระทำที่เกี่ยวข้องกับการกระทำของผู้อื่น
ทบทวน
ทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติงานของตัวเองของบุคคลอื่นหรือองค์กรเพื่อทำการปรับปรุงหรือใช้มาตรการแก้ไข
ฟังก์ชั่น
เลขานุการผู้บริหารอาจรับผิดชอบเงินสดย่อยและการบัญชี แต่ยังสามารถจัดการงบประมาณได้ คุณสามารถเผยแพร่บทความบนเว็บไซต์แม้ว่าคุณจะสามารถออกแบบและจัดการเว็บไซต์ได้
คุณสามารถป้อนข้อมูลในสเปรดชีตที่คุณออกแบบและใช้สำหรับฟังก์ชั่นการรายงาน
เลขานุการผู้บริหารสามารถกำกับดูแลเจ้าหน้าที่ธุรการ เขามักจะรายงานโดยตรงต่อผู้อำนวยการบริหารและสามารถสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงหนึ่งคนขึ้นไป
ความรับผิดชอบ
ให้ความสำคัญกับผู้บริหาร
- รักษาวาระของผู้บริหารและช่วยในการวางแผนการนัดหมายการประชุมคณะกรรมการการประชุมและอื่น ๆ
- เข้าร่วมการประชุมเพื่อจัดทำรายงานการประชุมและรายงานการประชุมจากนั้นรวบรวมถอดความและแจกจ่าย
- จัดเตรียมการเดินทางทั้งหมดสำหรับผู้บริหาร: การซื้อบัตรโดยสารการจองโรงแรมการจัดส่งค่าใช้จ่ายการเดินทางการจัดการและการทบทวนเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นต้น
รวบรวมข้อมูลและจัดทำเอกสารหรือรายงานเพื่อประกอบการพิจารณาและนำเสนอโดยผู้บริหารคณะกรรมการชุดย่อยและคณะกรรมการ บริษัท ตามที่ได้รับมอบหมาย
- จัดการเอกสารที่เป็นความลับเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขายังคงปลอดภัย
ปฏิสัมพันธ์ภายในและภายนอก
- รับและกรองสายโทรศัพท์เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลที่เหมาะสมเมื่อเหมาะสม
- จัดการจัดลำดับความสำคัญและแจกจ่ายจดหมายโต้ตอบที่เข้ามาหรือส่งออกทั้งหมด (อีเมลจดหมายโทรสารแพคเกจ ฯลฯ ) การอ่านและวิเคราะห์บันทึกที่เข้ามาการนำเสนอและรายงานเพื่อกำหนดความสำคัญและวางแผนการกระจายของพวกเขา
- เตรียมคำตอบสำหรับการโต้ตอบที่มีคำสั่งตามปกติ
- กำกับดูแลการใช้เครื่องใช้สำนักงานและเจรจาข้อตกลงกับซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อมีกำไรมากขึ้น
- พบปะกับบุคคลกลุ่มผลประโยชน์พิเศษและอื่น ๆ ในนามของผู้บริหารคณะกรรมการชุดย่อยและคณะกรรมการ บริษัท
- ต้อนรับผู้เยี่ยมชมและพิจารณาว่าพวกเขาควรได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางคนหรือไม่
การสนับสนุนการบริหาร
- เก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่เก็บถาวรเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกจัดระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับการดึงอย่างรวดเร็ว
- จัดทำใบแจ้งหนี้รายงานจดหมายงบการเงินและเอกสารอื่น ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำสเปรดชีตฐานข้อมูลและ / หรือการนำเสนอนอกจากนี้ยังให้ความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องในการบัญชี
- ปฏิบัติงานสำนักงานทั่วไปเช่นการบำรุงรักษาระบบการบริหารและการปฏิบัติงานการบัญชีขั้นพื้นฐาน
- ประสานงานและกำกับการบริการของสำนักงานเช่นบันทึกและจัดทำงบประมาณเพื่อช่วยผู้บริหาร
- กำหนดและดูแลนโยบายและขั้นตอนการบริหารทั้งสำหรับพนักงานของสำนักงานรวมถึงองค์กร
- ทบทวนแนวทางปฏิบัติและขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อพิจารณาว่าสามารถทำการปรับปรุงในด้านต่าง ๆ เช่นเวิร์กโฟลว์ขั้นตอนการรายงานหรือค่าใช้จ่าย
- กำกับดูแลและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการอื่น ๆ