ระบบสินค้าคงคลังตลอด: ประสิทธิภาพข้อดี
ระบบ สินค้าคงคลังถาวร เป็นวิธีการบัญชีสำหรับสินค้าคงคลังที่ลงทะเบียนการขายหรือการซื้อสินค้าคงคลังทันทีโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ธุรกิจ
มันแสดงมุมมองรายละเอียดที่เป็นธรรมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในสินค้าคงคลังพร้อมรายงานทันทีเกี่ยวกับจำนวนสินค้าคงคลังในสต็อกและสะท้อนถึงระดับของสินค้าที่มีอยู่อย่างถูกต้อง
สินค้าคงคลังถาวรเป็นวิธีการติดตามสินค้าคงคลังที่ต้องการเนื่องจากสามารถสร้างผลลัพธ์ที่แม่นยำอย่างต่อเนื่องหากมีการจัดการอย่างเหมาะสม
ในฐานะ บริษัท การมีสินค้าคงคลังมากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการมีราคาแพงและสามารถสร้างของเสียได้ ในทางกลับกันการมีหมายความว่าคุณมีความเสี่ยงที่จะทำให้ลูกค้าผิดหวังและสูญเสียรายได้จากการขายกับคู่แข่งของคุณ
เนื่องจากซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังที่ไม่สิ้นสุดนั้นมีความทันสมัยอยู่เสมอจึงสามารถมองเห็นระดับสต็อกได้ทันทีทำให้สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของอุปสงค์ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ขั้นตอนทำงานอย่างไร
ด้วยระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ต่อเนื่อง บริษัท จะทำการปรับปรุงระเบียนสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องการบัญชีสำหรับการเพิ่มและการลบสำหรับกิจกรรมต่าง ๆ เช่น:
- ซื้อสินค้าคงคลัง
- สินค้าที่ขายจากสต็อก
- วัสดุที่นำมาจากสินค้าคงคลังเพื่อใช้ในการผลิต
- บทความที่ถูกทิ้ง
ระบบทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบเมื่อเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์อัพเดทในแบบเรียลไทม์โดยเจ้าหน้าที่คลังสินค้าผ่านเครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือผู้ขายโดยใช้เทอร์มินัลจุดขาย
สินค้าคงคลังเป็นระยะเมื่อเทียบกับสินค้าคงคลังตลอด
ตามเนื้อผ้าถ้าคุณต้องการทราบจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้าคุณต้องทำการนับจำนวนจริงและกระทบยอดกับระบบด้วยตนเองหรือระบบอัตโนมัติตามจำนวนมาก
บริษัท มีสัดส่วนทางกายภาพสำหรับหุ้นเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนดและมีการอัพเดทตัวเลขสินค้าคงคลังในเวลานั้น สิ่งนี้เรียกว่าระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะเนื่องจากข้อมูลมีการปรับปรุงเป็นระยะ
ระบบสินค้าคงคลังถาวรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังและกระบวนการที่ช่วยให้การปรับปรุงการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังในเวลาจริง
พนักงานใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อบันทึกยอดขายซื้อหรือส่งคืนในเวลาที่เกิดขึ้น
ข้อมูลนี้จะถูกส่งไปยังฐานข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง การอัปเดตตลอดเวลาของสินค้าคงคลังคือสิ่งที่ทำให้ระบบมีชื่อและแตกต่างจากวิธีการเป็นระยะ
บัญชีสินค้าคงคลังถาวร
ภายใต้ระบบนี้คุณไม่จำเป็นต้องดูแลบัญชีการซื้อเนื่องจากบัญชีสินค้าคงคลังจะถูกเรียกเก็บเงินโดยตรงกับการซื้อสินค้าแต่ละครั้ง
บัญชีที่จะโพสต์ในระบบนี้คือ:
- เมื่อสินค้าถูกซื้อเพื่อจัดเก็บในสินค้าคงคลัง:
- เมื่อมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเช่นค่าขนส่งค่าประกันภัยและอื่น ๆ จะถูกบวกเข้าไปในต้นทุนของสินค้า:
- หากสินค้าถูกส่งคืนไปยังซัพพลายเออร์:
- เมื่อขายสินค้า:
- หากลูกค้าส่งคืนสินค้า:
- เมื่อพบความแตกต่างระหว่างปริมาณของบัญชีสินค้าคงคลังและจำนวนจริง:
ประโยชน์
ช่วยให้เปลี่ยนได้อย่างแม่นยำ
การเปลี่ยนแปลงในสินค้าคงคลังจะถูกบันทึกแบบเรียลไทม์เมื่อซื้อและขายสินค้าคงคลัง สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานที่ระบุรายการสินค้าคงคลังที่กำลังจะหมด
ค้นพบความเสื่อมและการโจรกรรม
ในระบบสินค้าคงคลังตามงวดในตอนท้ายของรอบระยะเวลาที่มีการปรับสินค้าคงคลังตรวจสอบการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ สิ่งนี้ซ่อนเร้นการโจรกรรมการหดตัวหรือแม้กระทั่งความผิดพลาดในการนับเมื่อการปรับปรุงนี้ถูกโอนไปยังบัญชีต้นทุนของสินค้าที่ขาย
ระบบถาวรจะเปรียบเทียบมูลค่าของสินค้าคงคลังในระบบกับการนับเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาและอนุญาตให้คุณตรวจสอบความคลาดเคลื่อนใด ๆ
สร้างงบการเงินระหว่างกลางที่แม่นยำยิ่งขึ้น
เนื่องจากในระบบสินค้าคงคลังตามงวดมูลค่าสินค้าคงคลังจะไม่เปลี่ยนแปลงในระหว่างงวดบัญชีสินค้าคงคลังในงบดุลและบัญชีต้นทุนของสินค้าที่ขายในงบกำไรขาดทุนนั้นไม่ถูกต้องตลอดระยะเวลา ระยะเวลา
ระบบถาวรรักษาจำนวนเงินที่ถูกต้องและจัดทำงบการเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้นตลอดระยะเวลา
การจัดการระดับสินค้าคงคลังอย่างใกล้ชิด
ระดับสินค้าคงคลังถูกต้องเสมอและเข้าถึงออนไลน์ได้ตลอดเวลา คุณสามารถคำนวณอัตราการหมุนเวียนของคุณได้อย่างถูกต้องเพื่อดูว่ายอดขายชะลอตัวลงหรือไม่ขายผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็วอีกต่อไป
บูรณาการกับระบบเชิงพาณิชย์อื่น ๆ
ข้อมูลสินค้าคงคลังตามเวลาจริงมีความสำคัญสำหรับทีมการเงินและบัญชี การรวมระบบสินค้าคงคลังเข้ากับระบบการเงินช่วยในการรับประกันรายงานภาษีและข้อบังคับที่ถูกต้อง
ผู้ขายสามารถมอบประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีกว่าส่งผลกระทบโดยตรงต่อชื่อเสียงของพวกเขา การรวมเข้ากับระบบการตลาดทำให้ทีมภาพรวมปัจจุบันของสิ่งที่ขายและสิ่งที่ไม่
ข้อเสีย
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูง
ในการใช้ระบบสินค้าคงคลังถาวร บริษัท ต้องติดตั้งอุปกรณ์และซอฟต์แวร์พิเศษก่อน ต้องใช้เงินลงทุนเริ่มต้นจำนวนมากทรัพยากรจำนวนมากและเวลาในการใช้ระบบอย่างถูกต้อง
หลังจากติดตั้งอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นแล้วการบำรุงรักษาและการอัพเดทเป็นระยะจะยังคงมีผลบังคับใช้ทำให้ บริษัท มีต้นทุนมากขึ้น
ความซับซ้อนมากขึ้น
มันต้องการให้ บริษัท เสนอการฝึกอบรมให้กับพนักงานแต่ละคนเนื่องจากความซับซ้อนของระบบ
พนักงานจะต้องฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะของ บริษัท และยังได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้อุปกรณ์พิเศษเช่นสแกนเนอร์
สินค้าคงคลังที่ลงทะเบียนอาจไม่สะท้อนถึงสินค้าคงคลังจริง
มันอาจเป็นข้อเสียที่บันทึกธุรกรรมทันทีที่เกิดขึ้นเนื่องจากสินค้าคงคลังที่ลงทะเบียนอาจไม่สะท้อนถึงสินค้าคงคลังจริงในช่วงเวลา
นี่เป็นเพราะในระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพจะไม่ถูกใช้บ่อย
ด้วยจำนวนคนจำนวนมากที่เข้าสู่การทำธุรกรรมในระบบ บริษัท จึงมีความเสี่ยงที่จะทำผิดพลาดมากขึ้นเนื่องจากความผิดพลาดของมนุษย์
เวลาในการบริโภคมากขึ้น
ด้วยระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ บริษัท ต่างๆจะจัดสรรเวลาในการลงทะเบียนสินค้าคงคลัง
พวกเขาสามารถลงทะเบียนรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายปี สิ่งนี้ทำให้ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะใช้เวลาน้อยกว่าระบบสินค้าคงคลังถาวร
ด้วยระบบที่ไม่สิ้นสุดการทำธุรกรรมแต่ละครั้งจะต้องลงทะเบียนทันที ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบการทำธุรกรรมเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและต้องทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือเพื่อตรวจสอบความคลาดเคลื่อนของตัวเลข