การบริหารบัญชีลูกหนี้: ลักษณะวัตถุประสงค์
การ จัดการบัญชีลูกหนี้ หมายถึงชุดของนโยบายขั้นตอนและวิธีปฏิบัติที่ใช้โดย บริษัท ที่เกี่ยวกับการจัดการการขายที่เสนอในเครดิต เป็นการจัดการใบแจ้งหนี้ที่รอดำเนินการทั้งหมดที่ บริษัท ต้องรับชำระหลังจากส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ
กล่าวคือเป็นการจัดการคอลเลกชันของเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้กับ บริษัท บริษัท ส่วนใหญ่เสนอโอกาสให้ลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์และบริการด้วยเครดิต เมื่อได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสมข้อตกลงดังกล่าวจะเป็นประโยชน์แก่ทั้ง บริษัท และลูกค้า
พวกเขาเป็นหนึ่งในเสาหลักของการสร้างยอดขายและควรมีการจัดการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากลายเป็นกระแสเงินสดไหลเข้าในที่สุด บริษัท ที่ไม่สามารถแปลงลูกหนี้เป็นเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจมีสภาพคล่องต่ำทำให้เงินทุนหมุนเวียนและประสบปัญหาในการดำเนินงานที่ไม่พึงประสงค์
คุณสมบัติ
ซึ่งรวมถึงการประเมินความสามารถในการละลายและความเสี่ยงของลูกค้าการจัดตั้งข้อตกลงและนโยบายด้านเครดิตและการออกแบบกระบวนการที่เพียงพอในการรวบรวมบัญชีเหล่านี้
ประเมินประวัติทางการเงินและเครดิต
ก่อนที่จะยอมรับการทำธุรกิจกับลูกค้า บริษัท จะทำการวิเคราะห์ความสามารถในการชำระหนี้ระยะสั้นและสภาพคล่องของ บริษัท ยืนยันประวัติเครดิตงบการเงินและสภาพเศรษฐกิจทั่วไปของลูกค้า
หากจำเป็นคุณต้องขอ
กำหนดเงื่อนไขการชำระที่ชัดเจน
ข้อตกลงที่เป็นไปได้สำหรับลูกค้าจะต้องมีการเจรจาโดยไม่ต้องเสียสละผลกำไรของธุรกิจ ตัวอย่างเช่นเงื่อนไขการชำระเงิน "5% ถึง 10 วันสุทธิถึง 30 วัน" อนุญาตให้ลูกค้าชำระเงิน 30 วันหลังจากวันที่เรียกเก็บเงิน
นอกจากนี้ยังมีส่วนลด 5% ในกรณีที่ชำระเงินภายใน 10 วันหลังจากวันที่ในใบแจ้งหนี้
บริษัท จะต้องรักษาสมดุลของผลประโยชน์ของการขยายข้อกำหนดให้กับลูกค้าด้วยความต้องการกระแสเงินสด
ส่วนลดการขายเพื่อส่งเสริมการชำระเงินก่อนกำหนดเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีที่สามารถปรับปรุงกระแสเงินสดของ บริษัท
ส่วนลดที่เสนอควรน่าดึงดูดเพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ภายในระยะเวลาที่กำหนด แต่มีขนาดเล็กพอที่จะหลีกเลี่ยงการเสื่อมของอัตรากำไร
ระบุวิธีการชำระเงินหลายวิธี
ความล่าช้าในการชำระเงินมักเกิดจากความไม่สะดวกของวิธีการชำระเงินสำหรับลูกค้า สามารถเพิ่มตัวเลือกที่แตกต่างกันในระบบการชำระเงินของ บริษัท
วิธีการชำระเงินระหว่างธนาคารกับธนาคารผ่านระบบการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นเข้าถึงได้ง่ายขึ้นสำหรับลูกค้า
ทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
ไปเป็นวันที่เมื่อวิธีเดียวที่จะได้รับค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้าคือทางไปรษณีย์หรือผู้ส่งสาร เทคโนโลยีทำให้ บริษัท ต่างๆสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่สแกนทางอีเมลได้
วิธีนี้คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่โครงการเสร็จสมบูรณ์ การส่งใบแจ้งหนี้ในเวลาที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ลูกค้าเตรียมพร้อมสำหรับวันที่กำหนด
กระบวนการรวบรวม
กระบวนการเรียกเก็บเงินนั้นค่อนข้างง่ายหากการสื่อสารเอกสารการบัญชีและประเด็นที่เกี่ยวข้องทั้งหมดนั้นได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ
เมื่อได้รับการชำระเงินจะมีการทำรายการทางบัญชีซึ่งจะมีการเครดิตบัญชีลูกหนี้และบัญชีเงินสดจะถูกเรียกเก็บเงิน
บัญชีที่ผิดนัด
ในกรณีที่มีการผิดนัดอาจมีผลบังคับใช้ในการจ้างตัวแทนเรียกเก็บเงิน (หรือแผนกของ บริษัท ) เพื่อกู้หนี้ทั้งหมดหรือบางส่วนที่ไม่สามารถเรียกคืนได้
บริษัท ส่วนใหญ่สร้างบัญชีเฉพาะเพื่อจัดการกับบัญชีที่ค้างชำระโดยทั่วไปเรียกว่า "การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ" หรือ "บัญชีที่ไม่สามารถรวบรวมได้"
วัตถุประสงค์
- สร้างกระแสเงินสดที่ดีขึ้นและมีสภาพคล่องที่มากขึ้นสำหรับใช้ในการลงทุนหรือการได้มาซึ่งช่วยลดยอดคงเหลือทั้งหมดของลูกหนี้
- ใช้ขั้นตอนที่รับรองว่าจะเพิ่มศักยภาพทางการเงินของลูกหนี้สูงสุดของ บริษัท
- กำหนดอันดับความน่าเชื่อถือของลูกค้าล่วงหน้ากำหนดเงื่อนไขเครดิตและการชำระเงินสำหรับลูกค้าแต่ละประเภท
- ดูแลลูกค้าเป็นประจำเพื่อค้นหาความเสี่ยงด้านเครดิต
- ตรวจสอบการชำระเงินล่าช้าหรือครบกำหนดเครดิตในเวลาที่กำหนด
- มีส่วนร่วมโดยตรงกับผลกำไรของ บริษัท โดยการลดหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้
- รักษาความสัมพันธ์มืออาชีพที่ดีกับลูกค้า
- เพิ่มภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของ บริษัท
ตัวอย่าง
บริษัท Dharma Corp. กำลังพิจารณาปรับนโยบายเครดิตเพื่อเสนอเครดิตให้กับลูกค้าที่มีอันดับความเสี่ยงสูงและสามารถขายได้มากขึ้น 20% เนื่องจากมีกำลังการผลิตที่ไม่ได้ใช้งาน
นำเสนอข้อมูลต่อไปนี้:
ด้วยข้อเสนอของความยืดหยุ่นในนโยบายเครดิตคาดว่า:
หากต้องการทราบว่าเป็นไปได้หรือไม่ให้คำนวณผลกำไรที่เกิดจากยอดขายเพิ่มเติมและดูว่ายอดรวมนั้นสูงกว่าหรือน้อยกว่ายอดรวมของ:
- ผลขาดทุนเนื่องจากหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้
- เพิ่มค่าใช้จ่ายในการเก็บ
- ค่าเสียโอกาสที่สูงกว่าสำหรับเงินทุนหมุนเวียนคงที่ในบัญชีลูกหนี้เป็นเวลานาน
การคำนวณผลกำไรเพิ่มเติม
ยอดขายเพิ่มขึ้นในหน่วย: 300, 000 x 20% = 60, 000 หน่วย
เมื่อมีกำลังการผลิตไม่ได้ใช้งานการทำกำไรเพิ่มเติมคือกำไรส่วนเพิ่มที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากต้นทุนคงที่ยังคงเหมือนเดิม
อัตราเงินสมทบรวม: $ 80 - $ 50 = $ 30
ผลกำไรเพิ่มเติม = 60, 000 x $ 30 = $ 1 800 000
การคำนวณความเสียหายเนื่องจากหนี้ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้
เพิ่มยอดขาย: 60, 000x $ 80 = $ 4 800, 000
การสูญเสียอันเนื่องมาจากหนี้เสีย = $ 800 800 x 3% = $ 144 000
การคำนวณค่าเสียโอกาส
จำนวนเงินทุนหมุนเวียนเฉลี่ยในลูกหนี้จะได้รับจาก:
(ยอดขายในลูกหนี้ / ลูกหนี้หมุนเวียน) x (ราคาต่อหน่วย / ราคาขาย)
จากนั้นเราก็ทำการคำนวณส่วนประกอบของสูตรต่อไป
ยอดขายด้วยเครดิตปัจจุบัน: 300, 000 x $ 80 = $ 24, 000, 000
การขายด้วยเครดิตที่เพิ่มขึ้น: 360, 000 x $ 80 = $ 28 800 000
การหมุนเวียนลูกหนี้หมุนเวียน: 360/60 วัน = 6 ครั้งต่อปี
ลูกหนี้การหมุนที่เพิ่มขึ้น: 360/90 วัน = 4 ครั้งต่อปี
เนื่องจากมีความจุที่ไม่ได้ใช้งานต้นทุนต่อหน่วยสำหรับการเพิ่มยอดขายจึงเป็นเพียงต้นทุนผันแปร: $ 50
ใหม่ราคาต่อหน่วยเฉลี่ย = $ 21, 000, 000 / 360, 000 = $ 58.33
จำนวนเงินทุนหมุนเวียนเฉลี่ยในลูกหนี้หมุนเวียน:
($ 24, 000, 000 / 6) x ($ 60 / $ 80) = $ 3, 000, 000
จำนวนเงินทุนหมุนเวียนเฉลี่ยในลูกหนี้ที่มีสถานการณ์ใหม่คือ:
($ 28 800 000/4) x ($ 58.33 / $ 80) = $ 5 249 700
เพิ่มเงินทุนหมุนเวียนเฉลี่ยในบัญชีลูกหนี้ = $ 5 249 700 - $ 3 000 000 = $ 2 249 700
อัตราผลตอบแทน = 16%
ค่าเสียโอกาส = $ 2 249 700 * 16% = $ 359 952
ความเป็นไปได้ของข้อเสนอ
เนื่องจากกำไรสุทธิเป็นจำนวนมาก Dharma Corp. ควรผ่อนคลายนโยบายสินเชื่อของตนซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมข้อเสนอจึงเป็นไปได้
