การตรวจสอบการปฏิบัติงาน: ลักษณะวัตถุประสงค์วัตถุประสงค์
การตรวจสอบการปฏิบัติงาน เป็นการ ตรวจสอบ อย่างเป็นระบบถึงประสิทธิผลประสิทธิผลและความประหยัดของการดำเนินงานขององค์กรภายใต้การควบคุมของฝ่ายบริหารรายงานผลการประเมินให้แก่บุคคลที่เหมาะสมพร้อมคำแนะนำในการปรับปรุง
การตรวจสอบการปฏิบัติงานเป็นการประเมินในอนาคตเป็นระบบและเป็นอิสระจากกิจกรรมขององค์กร การตรวจสอบประเภทนี้แตกต่างจากการตรวจสอบภายในอย่างมีนัยสำคัญโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบความเพียงพอของการควบคุมและประเมินความเป็นกลางของการนำเสนองบการเงิน
ข้อมูลทางการเงินสามารถนำมาใช้ในการตรวจสอบการดำเนินงาน แต่แหล่งที่มาหลักของหลักฐานคือนโยบายการดำเนินงานและความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร
การตรวจสอบการปฏิบัติงานมักจะดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในถึงแม้ว่าจะสามารถว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำการตรวจสอบในสาขาที่เชี่ยวชาญ
ผู้ใช้หลักของคำแนะนำการตรวจสอบคือทีมผู้บริหารและโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้จัดการของพื้นที่ที่ได้รับการตรวจสอบ
คุณสมบัติ
การตรวจสอบการปฏิบัติงานเป็นการตรวจสอบวิธีการที่องค์กรดำเนินธุรกิจเพื่อส่งสัญญาณการปรับปรุงที่เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล
กระบวนการนี้คล้ายกับการตรวจสอบประเภทอื่นเช่นการตรวจสอบทางการเงิน แต่ด้วยการตรวจสอบการปฏิบัติงานจะทำการตรวจสอบธุรกิจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
มันไม่ได้มีความเข้มข้นในโครงการหรือแผนกเดียวเพราะแต่ละแผนกมีบทบาทในกระบวนการปฏิบัติการทั่วไปและมีความสัมพันธ์กับคนอื่น ๆ
การตรวจสอบการปฏิบัติงานมีวัตถุประสงค์โดยผู้ตรวจสอบภายในหรือภายนอก พวกเขาให้มุมมองใหม่เกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของการปฏิบัติและกระบวนการขององค์กร
ชนิด
การตรวจสอบการปฏิบัติงานใน บริษัท ผู้ผลิต
บริษัท ที่ผลิตผลิตภัณฑ์ดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติงานเพื่อตรวจสอบกระบวนการผลิตของพวกเขา
การไหลของการดำเนินการอยู่ภายใต้การตรวจสอบข้อเท็จจริง พนักงานใช้เวลาอย่างคุ้มค่าที่สุดหรือไม่ ผลิตภัณฑ์ออกจากกระบวนการด้วยความเร็วที่เร็วที่สุดหรือไม่? วัตถุดิบสูญเปล่าเนื่องจากการออกแบบที่ไม่ดีหรือการใช้งานในทางที่ผิด?
หลังจากการตรวจสอบ บริษัท สามารถเปลี่ยนแปลงบางอย่างเพื่อปรับปรุงปริมาณการผลิตซึ่งจะช่วยให้สามารถแข่งขันกับคู่แข่งที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การตรวจสอบการปฏิบัติงานใน บริษัท ที่ให้บริการ
บริษัท หลายแห่งให้บริการแก่ลูกค้าเช่นโรงแรมร้านอาหารร้านซ่อมรถยนต์หรือเครื่องใช้ในบ้าน
บริษัท เหล่านี้สามารถทำการตรวจสอบการปฏิบัติงานเพื่อตรวจสอบการมีปฏิสัมพันธ์ของพนักงานกับลูกค้า วิธีนี้คุณสามารถวัดระยะเวลาที่ใช้ในการทำธุรกรรมหรือทำการนำเสนอการขายให้กับลูกค้าที่มีศักยภาพ
ผู้ซื้อที่ไม่รู้จักกับพนักงานสามารถใช้ในการวัดและปรับปรุงการบริการลูกค้า การตรวจสอบการปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบความปลอดภัยกำหนดเวลาการใช้ผู้ให้บริการภายนอกและการกำหนดค่าและลักษณะทางกายภาพของธุรกิจ
วัตถุประสงค์
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบการปฏิบัติงานคือเพื่อพิจารณาว่าการควบคุมภายในของธุรกิจรวมถึงนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานนั้นเพียงพอที่จะสร้างระดับประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เหมาะสมหรือไม่
สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท ต่างๆเนื่องจากการขาดประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยทั่วไปหมายถึงต้นทุนการดำเนินงานที่สูงขึ้นหรือยอดขายลดลงซึ่งบางครั้งก็หมายถึงความไม่สามารถของ บริษัท ในการรักษาและแข่งขันในตลาด
บริษัท และองค์กรอื่น ๆ หันไปใช้กระบวนการตรวจสอบการปฏิบัติงานเพื่อให้ได้ภาพรวมที่ดีว่า บริษัท ทำงานได้ดีและได้รับแนวคิดใหม่เกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงหรือไม่
องค์กรสามารถคาดหวังว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์หลักต่อไปนี้เมื่อทำการตรวจสอบการปฏิบัติงาน:
อิทธิพลการเปลี่ยนแปลงเชิงบวก
ทำความเข้าใจว่ากระบวนการนโยบายกระบวนการและการจัดการประเภทอื่น ๆ ในอนาคตจะสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดได้อย่างไร
ทำความเข้าใจกับความเสี่ยง
ประเภทของความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและความเสี่ยงด้านการดำเนินงานนั้นแตกต่างกันไปตั้งแต่การหยุดดำเนินธุรกิจการละเว้นหรือข้อผิดพลาดของพนักงานความล้มเหลวของระบบข้อมูลความล้มเหลวของผลิตภัณฑ์ปัญหาด้านสุขภาพและความปลอดภัย การสูญเสียของซัพพลายเออร์และการดำเนินคดี
ระบุโอกาสในการปรับปรุง
จากความเข้าใจในความเสี่ยงผู้ตรวจสอบสามารถกำหนดว่าจะทำการปรับปรุงและวิธีการลดความเสี่ยงการปรับปรุงโอกาส
หมวดความเสี่ยงทั่วไปที่ควรมีการปรับปรุง ได้แก่ ความเสี่ยงด้านปฏิบัติการความเสี่ยงด้านการเงินความเสี่ยงด้านสิ่งแวดล้อมและความเสี่ยงด้านชื่อเสียง
แจ้งผู้บริหารระดับสูง
ผลลัพธ์ของการตรวจสอบควรปรากฏในรายงานที่ชัดเจนและมีรายละเอียดที่ให้การวิเคราะห์วัตถุประสงค์การประเมินข้อเสนอแนะและความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมที่ได้รับการตรวจสอบ
กระบวนการ
เริ่มต้นการตรวจสอบ
- สร้างการติดต่อครั้งแรกกับผู้ตรวจสอบบัญชีและผู้นำที่ได้รับมอบหมายเพื่ออธิบายกระบวนการตรวจสอบและรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ บริษัท เพื่อกำหนดจุดวิกฤติ
- ประเมินความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสียโดยพิจารณาจากระดับการปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบบัญชีผลการตรวจสอบก่อนหน้าและระยะเวลาของระบบการจัดการที่ตรวจสอบแล้ว
การเตรียมกิจกรรม
- กำหนดขอบเขตและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากนั้นกำหนดขั้นตอนและระบุทรัพยากร
- จัดทำแผนการตรวจสอบมอบหมายงานและจัดทำแผนปฏิบัติการและเอกสารที่จำเป็น
- จัดการประชุมเพื่อยืนยันว่าทุกฝ่ายเห็นด้วยกับแผนที่เสนอ
การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
- ตรวจสอบเอกสารตลอดกระบวนการ ทีมควรพบปะกันเป็นระยะเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลประเมินความก้าวหน้าและมอบหมายงานใหม่หากจำเป็น
- ทบทวนแหล่งข้อมูลการตรวจสอบหลักฐานและประเมินตามเกณฑ์การตรวจสอบ
การสร้างการค้นพบ
- ผลการวิจัยจะหรือไม่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจสอบ สำหรับการค้นพบที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดควรมีการบันทึกหลักฐานที่สนับสนุน
- สอบทานข้อมูลกับผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อพิจารณาว่าหลักฐานถูกต้องหรือไม่
ปิดการประชุม
- ก่อนการประชุมปิดทีมตรวจสอบจะต้องเห็นด้วยกับข้อสรุปเตรียมข้อเสนอแนะและหารือเกี่ยวกับการติดตาม
- ดำเนินการปิดประชุมเพื่อนำเสนอข้อค้นพบและข้อสรุป ประเมินความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้เสีย
การเตรียมการและการเผยแพร่รายงาน
- หัวหน้าทีมสื่อสารผลลัพธ์ด้วยรายงานการตรวจสอบที่ครบถ้วนแม่นยำรัดกุมและชัดเจน
- เขียนรายงานการตรวจสอบการประชุมกับผู้บริหารจนกว่าจะมีการกำหนดวิธีการจัดการที่จะแก้ไขปัญหาที่พบ
- รายงานจะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอนที่ตกลงกันไว้ แจกจ่ายรายงานไปยังผู้รับที่เกี่ยวข้อง
ทำการตรวจสอบให้เสร็จสมบูรณ์
งานจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อดำเนินกิจกรรมการตรวจสอบตามแผนทั้งหมด ในทางกลับกันเอกสารจะถูกบันทึกหรือทำลายตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ในตอนต้นของการตรวจสอบ