การควบคุมการบัญชีภายใน: องค์ประกอบวัตถุประสงค์และตัวอย่าง
การ ควบคุมการบัญชีภายใน ครอบคลุมวิธีการที่ บริษัท นำไปใช้เพื่อรับรองความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินและบัญชีการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์การดำเนินงานและการทำกำไรและส่งนโยบายการจัดการทั่วทั้งองค์กร สิ่งเหล่านี้ทับซ้อนกับกระบวนการปฏิบัติงานปกติของ บริษัท
โฆษณาซ้อนทับนี้ตอบสนองต่อความตั้งใจในการปกป้องสินทรัพย์ลดข้อผิดพลาดและทำให้มั่นใจว่าการดำเนินงานนั้นได้รับการอนุมัติแล้ว ไม่มีระบบการควบคุมภายในที่เหมือนกัน แต่ปรัชญาของการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับความซื่อสัตย์ทางการเงินและการปฏิบัติทางบัญชีได้กลายเป็นวิธีการจัดการมาตรฐาน
การควบคุมภายในมีราคาซึ่งเป็นกิจกรรมการควบคุมที่มักจะชะลอการไหลตามธรรมชาติของกระบวนการของ บริษัท ซึ่งสามารถลดประสิทธิภาพโดยรวม แนวคิดหลักคือแม้แต่ระบบการควบคุมภายในที่สมบูรณ์แบบที่สุดก็ยังไม่สามารถขจัดความเสี่ยงจากการทุจริตหรือข้อผิดพลาดได้อย่างสมบูรณ์
มักจะมีเหตุการณ์บางอย่างมักจะเกิดจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันหรือความพยายามที่กำหนดอย่างไม่เหมาะสมของคนที่ต้องการหลอกลวง
องค์ประกอบของการควบคุมการบัญชีภายใน
การแยกงาน
การแบ่งแยกหน้าที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งความรับผิดชอบสำหรับการบัญชีการฝากการรายงานและการตรวจสอบ หน้าที่เพิ่มเติมแยกออกจากกันมีโอกาสน้อยกว่าที่พนักงานคนเดียวที่กระทำการฉ้อโกง
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานบัญชีเพียงไม่กี่คนการแบ่งปันความรับผิดชอบระหว่างสองคนขึ้นไปหรือต้องการให้งานที่สำคัญต้องได้รับการตรวจสอบโดยเพื่อนร่วมงานสามารถตอบสนองวัตถุประสงค์เดียวกันได้
การควบคุมการเข้าถึง
การควบคุมการเข้าถึงส่วนต่าง ๆ ของระบบบัญชีผ่านรหัสผ่านล็อคและบันทึกการเข้าถึงอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตออกจากระบบในขณะที่ให้วิธีการตรวจสอบการใช้ระบบเพื่อระบุแหล่งที่มา ของข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อน
การตรวจประเมินทางกายภาพ
การตรวจสอบทางกายภาพรวมถึงการนับเงินสดด้วยตนเองและทรัพย์สินทางกายภาพใด ๆ ที่ลงทะเบียนในระบบบัญชี ตัวอย่างเช่นสินค้าคงเหลือวัสดุและเครื่องมือ
การนับทางกายภาพสามารถเปิดเผยความแตกต่างที่ซ่อนอยู่อย่างดีในยอดคงเหลือในบัญชีซึ่งจะถูกละเว้นในบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
การนับเงินสด ณ จุดขายสามารถทำได้ทุกวันหรือหลายครั้งต่อวัน โครงการขนาดใหญ่เช่นการนับสินค้าคงคลังด้วยตนเองควรทำบ่อยครั้งน้อยลงอาจจะเป็นรายไตรมาส
เอกสารมาตรฐาน
การกำหนดมาตรฐานของเอกสารที่ใช้สำหรับธุรกรรมทางการเงินเช่นใบกำกับสินค้าใบขอเสนอซื้อภายในวัสดุการรับสินค้าคงคลังและรายงานค่าใช้จ่ายการเดินทางสามารถช่วยรักษาความมั่นคงในการบันทึกเป็นระยะเวลาหนึ่ง
การใช้รูปแบบเอกสารมาตรฐานสามารถอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบบันทึกที่ผ่านมาโดยการค้นหาที่มาของความแตกต่างในระบบ การขาดมาตรฐานอาจทำให้องค์ประกอบถูกมองข้ามหรือตีความผิดในการทบทวน
ทดสอบยอดคงเหลือ
การใช้ระบบบัญชีสองทางเพิ่มความน่าเชื่อถือโดยทำให้มั่นใจว่าหนังสือมีความสมดุลอยู่เสมอ อย่างไรก็ตามข้อผิดพลาดอาจทำให้ระบบเสียสมดุลในเวลาใดก็ตาม
การคำนวณยอดคงเหลือทดสอบรายวันหรือรายสัปดาห์สามารถให้ข้อมูลเป็นระยะเกี่ยวกับสถานะของระบบ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณค้นพบและตรวจสอบความคลาดเคลื่อนโดยเร็วที่สุด
การกระทบยอดเป็นระยะ
การกระทบยอดทางบัญชีสามารถทำให้แน่ใจได้ว่ายอดคงเหลือของระบบบัญชีตรงกับยอดคงเหลือของบัญชีของหน่วยงานอื่นเช่นธนาคารผู้จัดหาและลูกค้าด้วยเครดิต
ตัวอย่างเช่นการกระทบยอดธนาคารเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบยอดคงเหลือเงินสดและบันทึกของเงินฝากและใบเสร็จรับเงินระหว่างระบบบัญชีและใบแจ้งยอดธนาคาร
ความแตกต่างระหว่างบัญชีเสริมประเภทนี้อาจเปิดเผยข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนในบัญชีตัวเอง พวกเขายังสามารถแสดงให้เห็นว่าข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้ในเอนทิตีอื่น ๆ
อำนาจการอนุมัติ
การขอให้ผู้จัดการบางคนอนุญาตให้ทำธุรกรรมบางประเภทสามารถเพิ่มเลเยอร์ความรับผิดชอบในบันทึกทางบัญชี นี่แสดงให้เห็นว่าการทำธุรกรรมได้รับการดูวิเคราะห์และอนุมัติโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
การขออนุมัติเพื่อให้สามารถใช้จ่ายจำนวนมากและการชำระเงินป้องกันพนักงานไร้ยางอายจากการทำธุรกรรมการฉ้อโกงจำนวนมากด้วยเงินทุนของ บริษัท
วัตถุประสงค์
ปกป้องทรัพย์สินของ บริษัท
การควบคุมภายในที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยปกป้องทรัพย์สินจากการสูญเสีย การสูญเสียอาจเป็นการสูญเสียโดยไม่ตั้งใจซึ่งเป็นผลมาจากความผิดพลาดโดยสุจริตของผู้คน มันอาจเป็นการสูญเสียโดยเจตนาซึ่งเป็นผลมาจากกิจกรรมการฉ้อโกงโดยเจตนา
รับประกันความน่าเชื่อถือและความสมบูรณ์ของข้อมูลทางการเงิน
การควบคุมภายในทำให้มั่นใจได้ว่าฝ่ายบริหารมีข้อมูลที่ถูกต้องทันเวลาและครบถ้วนรวมถึงบันทึกทางบัญชีเพื่อวางแผนควบคุมและรายงานการดำเนินธุรกิจ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกฎหมาย
การควบคุมภายในช่วยให้มั่นใจได้ว่า บริษัท ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับระดับประเทศรัฐและท้องถิ่นที่มีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ
ส่งเสริมการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
การควบคุมภายในจัดให้มีสภาพแวดล้อมที่ผู้จัดการและพนักงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการปฏิบัติงานได้สูงสุด
การปฏิบัติตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์
ระบบการควบคุมภายในมีกลไกสำหรับการจัดการเพื่อควบคุมการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์การดำเนินงาน
ตัวอย่าง
สินทรัพย์สภาพคล่องมักต้องการการปกป้องมากกว่าสินทรัพย์ที่ไม่เป็นของเหลวเพราะจะขโมยได้ง่ายกว่า ตัวอย่างเช่นรับเงินสด
เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องมากที่สุดและสามารถถูกขโมยได้ง่ายโดยพนักงานที่จัดการมัน เพื่อปกป้องเงินสดของ บริษัท คือมีการใช้การควบคุมภายในพิเศษ
การควบคุมการแยกหน้าที่มักใช้กับเงินสด การควบคุมนี้กำหนดให้ผู้ที่รับเงินสดจากลูกค้าและผู้ลงทะเบียนการรับเงินสดในระบบบัญชีจะไม่เป็นพนักงานคนเดียวกัน
ในความเป็นจริงแล้วระบบการควบคุมภายในบางขั้นตอนดำเนินไปอีกขั้นและต้องการให้พนักงานเก็บเงินสดนำไปฝากในธนาคารและอีกระบบหนึ่งเพื่อลงทะเบียนในระบบบัญชี
โดยแบ่งหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนไม่มีใครสามารถรวบรวมเงินสดฝากและบันทึกการขายในบัญชี วิธีนี้ป้องกันการฉ้อโกงเนื่องจากบุคคลไม่สามารถพกเงินสดส่วนหนึ่งที่รวบรวมได้และลงทะเบียนใบเสร็จรับเงินจำนวนน้อยในระบบบัญชี