หลักการ 11 ข้อในการควบคุมดูแลระบบหลัก

หลักการควบคุมการบริหาร คือกฎทั่วไปที่จะต้องปฏิบัติตามในกระบวนการวิเคราะห์ว่ามีการดำเนินการตามแผนที่วางไว้หรือไม่และใช้มาตรการแก้ไขที่จำเป็นเพื่อยืนยันการวางแผน

การจัดการหมายถึงการพยายามใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีให้ได้อย่างเต็มที่เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ บริษัท ดังนั้นการบริหารรวมถึงการดำเนินงานทั้งหมดของ บริษัท

การควบคุมดูแลคือชุดของขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการบริหารและประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบการควบคุมภายในขององค์กรวัตถุประสงค์ของมันคือเพื่อรับประกันว่าการดำเนินการตามนโยบายและแผนงานของการบริหารนั้นสมบูรณ์และทันเวลา

ตัวอย่างของการควบคุมดูแลระบบรวมถึงการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการฝึกอบรมพนักงานและการติดตั้งสัญญาณเตือน

หลักการพื้นฐานของการควบคุมการบริหารสามารถแบ่งออกเป็นสิบเอ็ดประเภทซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงวัตถุประสงค์และลักษณะโครงสร้างและกระบวนการ หลักการควบคุมการดูแลระบบเหล่านี้มีรายละเอียดด้านล่าง

หลักการพื้นฐานของการควบคุมการบริหาร

หลักการยึดวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์พื้นฐานของการควบคุมการบริหารคือการบรรลุวัตถุประสงค์ ทำได้โดยการตรวจสอบข้อบกพร่องในแผน

ศักยภาพหรือการเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นจริงของแผนจะต้องถูกตรวจจับอย่างเพียงพอเพื่อให้การดำเนินการแก้ไขมีประสิทธิภาพ

หลักการควบคุมประสิทธิภาพ

ระบบควบคุมดูแลระบบจะต้องตรวจจับและเน้นสาเหตุของการเบี่ยงเบนจากแผนด้วยค่าใช้จ่ายที่น้อยที่สุด

หลักการของประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งในการควบคุมเพราะเทคนิคมักจะมีราคาแพงและยุ่งยาก

ผู้จัดการอาจถูกควบคุมจนรู้สึกว่าอาจใช้เวลาเกินกว่าที่จำเป็นในการตรวจจับความเบี่ยงเบน การควบคุมที่แทรกแซงอย่างจริงจังกับอำนาจของผู้ใต้บังคับบัญชาหรือด้วยแรงจูงใจของผู้ที่ดำเนินการตามแผนไม่มีประสิทธิภาพ

หลักการควบคุมความรับผิดชอบ

ความรับผิดชอบหลักในการฝึกควบคุมอยู่กับผู้จัดการที่รับผิดชอบการดำเนินการตามแผน ความรับผิดชอบของคุณไม่สามารถยกเลิกหรือยกเลิกได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กร

ความรับผิดชอบในการควบคุมจะต้องมอบให้กับคนที่เฉพาะเจาะจงในแต่ละขั้นตอนของการดำเนินงาน

หลักการง่ายๆนี้จะอธิบายบทบาทของคอนโทรลเลอร์และชุดควบคุมที่ไม่ค่อยเข้าใจ

หน่วยงานเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นบริการที่ให้ข้อมูลการควบคุม อย่างไรก็ตามพวกเขาไม่สามารถควบคุมได้เว้นแต่พวกเขาจะได้รับอำนาจการจัดการและความรับผิดชอบสำหรับสิ่งที่ควบคุม

หลักการป้องกัน

การควบคุมเช่นการวางแผนต้องมองไปข้างหน้าและป้องกันได้ บ่อยครั้งที่หลักการนี้ถูกละเลยส่วนใหญ่เป็นเพราะการควบคุมได้อาศัยข้อมูลทางสถิติและบัญชีมากกว่าการพึ่งพาการคาดการณ์และการคาดการณ์

แม้ว่าการคาดการณ์จะไม่ถูกต้อง แต่ก็ยังดีกว่าบันทึกในอดีต ตามหลักการแล้วระบบควบคุมควรให้ข้อมูลป้อนกลับทันทีเพื่อแก้ไขทันทีที่เกิดขึ้นเบี่ยงเบนจากประสิทธิภาพที่ต้องการ

หากเป็นไปไม่ได้การควบคุมควรเป็นไปตามการพยากรณ์เพื่อคาดการณ์การเบี่ยงเบนในเวลา ควรให้ความสำคัญกับการป้องกันการขาดมากกว่าการแก้ไขหลังจากที่เกิดขึ้นแล้ว

ตัวอย่างเช่นการคาดการณ์เงินสดช่วยรักษาความสามารถในการละลายของธุรกิจคาดการณ์การขาดแคลนเงินสดและป้องกันไม่ให้พวกเขา

หลักการควบคุมโดยตรง

ส่วนใหญ่ของการควบคุมที่ใช้ในวันนี้ขึ้นอยู่กับความจริงที่ว่ามนุษย์ทำผิดพลาด พวกเขามักจะใช้เป็นตัวควบคุมทางอ้อมมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดบ่อยครั้งหลังจากความจริง

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ควรใช้การควบคุมโดยตรงเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด การปรับปรุงคุณภาพของผู้จัดการสามารถลดความจำเป็นในการใช้การควบคุมทางอ้อม ผู้จัดการคุณภาพสูงทำผิดพลาดน้อยมากและทำหน้าที่ทั้งหมดของตนให้เกิดประโยชน์สูงสุด

หลักการสะท้อนแผน

การควบคุมเป็นงานที่ต้องทำให้แน่ใจว่าแผนนั้นดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นเทคนิคการควบคุมควรสะท้อนถึงลักษณะเฉพาะและโครงสร้างของแผน

แผนขององค์กรที่ชัดเจนและสมบูรณ์ยิ่งขึ้นและการควบคุมที่มากขึ้นได้รับการออกแบบมาเพื่อสะท้อนแผนเหล่านี้ยิ่งการควบคุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะตอบสนองความต้องการได้

ตัวอย่างเช่นการควบคุมต้นทุนควรขึ้นอยู่กับต้นทุนตามแผนของประเภทที่กำหนดและเฉพาะเจาะจง

หลักการของปิรามิด

ข้อมูลความคิดเห็นควรรายงานก่อนที่ด้านล่างของปิรามิด; นั่นคือเพื่อผู้บังคับบัญชาและแม้กระทั่งบุคลากรปฏิบัติการที่อยู่ในระดับต่ำสุด

สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานมีโอกาสควบคุมสถานการณ์ของตนเองนอกเหนือจากการเร่งแก้ไขการกระทำ

หลักการของความเหมาะสมขององค์กร

ระบบควบคุมการบริหารเป็นไปตามขอบเขตของอำนาจการบริหารและจะต้องสะท้อนถึงโครงสร้างขององค์กร

เมื่อระบบควบคุมการบริหารถูกปรับให้เข้ากับโครงสร้างขององค์กรมันจะกำหนดความรับผิดชอบของการกระทำและอำนวยความสะดวกในการแก้ไขการเบี่ยงเบนของแผน

ในทำนองเดียวกันข้อมูลควรถูกดัดแปลงเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับแผนไปยังตำแหน่งของผู้จัดการที่จะใช้มัน กล่าวอีกนัยหนึ่งตัวเลขและรายงานทั้งหมดที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมจะต้องอยู่ในรูปขององค์กร

หลักการของความเป็นเอกเทศของการควบคุม

การควบคุมมีประสิทธิภาพเมื่อพวกเขาสอดคล้องกับตำแหน่งความรับผิดชอบในการดำเนินงานความสามารถและความต้องการของผู้มีส่วนได้เสีย

ขอบเขตและข้อมูลโดยละเอียดที่ต้องการนั้นแตกต่างกันไปตามระดับและหน้าที่ของการจัดการ

เช่นเดียวกันผู้จัดการที่ต่างกันชอบแบบฟอร์มและหน่วยข้อมูลรายงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นการควบคุมจะต้องตอบสนองความต้องการส่วนบุคคลของผู้จัดการแต่ละคน

หลักการควบคุมจุดวิกฤต

การดำเนินการทั้งหมดมีช่องโหว่หรือจุดวิกฤติ สิ่งเหล่านี้เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหามากที่สุดและนำไปสู่การเบี่ยงเบนขนาดใหญ่

ผู้จัดการในขณะที่ออกกำลังกายควบคุมต้องมุ่งเน้นไปที่ปัจจัยที่มีความสำคัญในการประเมินประสิทธิภาพ

มันจะไม่จำเป็นและไม่ประหยัดสำหรับผู้จัดการเพื่อตรวจสอบทุกรายละเอียดของประสิทธิภาพ ดังนั้นคุณควรมุ่งเน้นความสนใจไปที่คะแนนประสิทธิภาพที่สำคัญ

หลักการของการกระทำ

การควบคุมกลายเป็นเรื่องเสียเวลาหากไม่ใช้มาตรการแก้ไข ท่ามกลางการกระทำที่ถูกต้องอาจเป็นการกำหนดแผนใหม่การปรับโครงสร้างองค์กรการเปลี่ยนหรือฝึกอบรมผู้ใต้บังคับบัญชาแรงจูงใจของพนักงานเป็นต้น

การควบคุมนั้นมีเหตุผลก็ต่อเมื่อส่วนเบี่ยงเบนที่ระบุไว้ในแผนนั้นได้รับการแก้ไขผ่านการวางแผนองค์กรการจัดบุคลากรและการจัดการ