ใบขอเสนอซื้อประเภทประเภทความสำคัญและตัวอย่าง
แบบฟอร์ม ใบขอเสนอซื้อ เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยแผนกผู้ใช้หรือพนักงานคลังสินค้าเพื่อแจ้งแผนกจัดซื้อของสินค้าที่จำเป็นต้องสั่งซื้อปริมาณและกรอบเวลาการส่งมอบ การซื้อใน บริษัท เริ่มต้นด้วยการรวบรวมความต้องการ
หลังจากคอมไพล์แล้วคุณต้องแจ้งแผนกจัดซื้อ ใบขอเสนอซื้อเป็นเอกสารที่จะมีรายการข้อกำหนดเหล่านั้น เพื่อป้องกันการฉ้อโกงผู้จัดการแผนกมักไม่ได้รับอนุญาตให้สั่งซื้อโดยตรงกับซัพพลายเออร์หรือซื้อในนามของ บริษัท
แต่แผนกที่สั่งซื้อกับซัพพลายเออร์ภายนอกนั้นเป็นแผนกที่เรียกว่าแผนกจัดซื้อแทน ผู้จัดการของแผนกต่างๆใช้แบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อเพื่อแจ้งแผนกวัสดุที่จำเป็นต้องซื้อ
ใบขอเสนอซื้อและใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการรับรายการที่ บริษัท ต้องการสำหรับการดำเนินงานของตนการกำหนดมาตรฐานกระบวนการสั่งซื้อทั้งภายในและภายนอก
ชนิด
ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับใบขอเสนอซื้อมีดังต่อไปนี้:
- เป็นคำขอที่ทำกับแผนกจัดซื้อเพื่อรับรายการวัสดุบางอย่าง
- ต้องได้รับการอนุมัติจากองค์กรจัดซื้อ
- เป็นเอกสารภายใน นั่นคือมันยังคงอยู่ภายในองค์กร
คุณสามารถสร้างใบขอเสนอซื้อสำหรับการจัดเตรียมประเภทต่อไปนี้:
มาตรฐาน
เพื่อรับพัสดุและวัสดุจากผู้จัดหาสำหรับทั้งกระบวนการผลิตและเครื่องใช้สำนักงานและวัสดุอื่น ๆ
การรับเหมาช่วง
เพื่อจัดหาวัตถุดิบให้กับซัพพลายเออร์แล้วรับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป
สินค้าฝากขาย
การได้รับวัสดุที่เก็บไว้ในโรงงานของ บริษัท และซัพพลายเออร์จ่ายให้
โอน สินค้าคงคลัง
เพื่อรับวัสดุจากแผนกหรือพื้นที่อื่นที่อยู่ภายในองค์กรเดียวกัน
บริการภายนอก
เพื่อขอรับบริการของผู้จัดหาภายนอกเช่นดำเนินงานซ่อมบำรุงโรงงาน
มันทำยังไง?
ส่วนประกอบพื้นฐานที่ประกอบเป็นใบขอเสนอซื้อคือ:
- เลขที่ใบขอเสนอซื้อที่อนุญาตให้มีการระบุเอกสาร จะต้องมีการพิมพ์ล่วงหน้า
- ขอแผนก
- วันที่ของใบขอเสนอซื้อและวันที่ส่งมอบที่ร้องขอ
- ชื่อของบุคคลที่จัดทำใบขอเสนอซื้อและลายเซ็นของบุคคลที่ให้การอนุญาตที่สอดคล้องกัน
- บทความที่ร้องขอจะต้องอธิบายรายละเอียดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จำนวนเงินจะต้องแน่นอน; มันสำคัญมากที่จะต้องวางยูนิตที่ต้องการ (กิโลกรัม, ลิตร, ยูนิต ฯลฯ )
- ลายเซ็นของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่อนุมัติหรือไม่อนุมัติการซื้อ
- หากใบเสนอราคาได้รับการร้องขอจากซัพพลายเออร์แล้วจะต้องแนบใบเสนอราคา
กระบวนการขอใบเสนอราคา
องค์กรมีการใช้กระบวนการขอซื้อเพื่อดำเนินการและติดตามคำสั่งซื้อ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่วัตถุดิบไปจนถึงเฟอร์นิเจอร์สำนักงานและอื่น ๆ
เมื่อผู้จัดการแผนกพิจารณาว่าวัสดุหมดให้กรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อซึ่งรวมถึงฟิลด์ที่ระบุด้านบน
ใบขอเสนอซื้อเป็นแบบฟอร์มที่แผนกของ บริษัท ส่งไปยังแผนกจัดซื้อโดยแสดงรายการที่คุณต้องการได้รับการร้องขอจากผู้จัดหาภายนอก
กระบวนการนี้อนุญาตให้ผู้ใช้สั่งซื้อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานและที่สำคัญที่สุดคืออนุญาตให้ซัพพลายเออร์ภายนอกส่งใบเสนอราคา
เมื่อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อได้รับใบขอเสนอซื้อในกระบวนการนี้เขาสามารถตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ส่งโดยผู้ใช้ที่มีต้นทาง ผู้จัดการเลือกเพียงว่าคำขอได้รับการอนุมัติหรือไม่
หากไม่ได้รับการอนุมัติจะมีช่องสำหรับวางเหตุผลในการตัดสินใจและแผนกที่ร้องขอจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจนี้ อย่างไรก็ตามหากผู้จัดการให้การอนุมัติขั้นตอนต่อไปคือการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์
ความสำคัญ
เริ่มกระบวนการซื้อ
บ่อยครั้งที่แผนกของ บริษัท จะต้องใช้วัสดุ ใบขอเสนอซื้อเริ่มต้นกระบวนการซื้อ แผนกจัดซื้อจะดำเนินการให้สอดคล้องกับความแข็งแกร่งของเอกสาร
หากมีปัญหาเอกสารจะใช้เป็นหลักฐานว่าแผนกร้องขอวัสดุด้วยการสื่อสารบางอย่าง
มันเป็นเครื่องมือควบคุม
ในกรณีที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ควบคุมที่เหมาะสมสามารถมีส่วนร่วมในการฉ้อโกงเนื่องจากพวกเขาสามารถขอเอกสารสำหรับการใช้งานส่วนตัว
ด้วยใบขอเสนอซื้อมีมาตรการที่กำหนดขึ้นเพื่อรับประกันว่าจะไม่มีการฉ้อโกง คำขอต้องผ่านหลายมือเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและจำเป็น
ปกป้องธุรกิจ
เมื่อมีการดำเนินการตามคำสั่งใบขอเสนอซื้อความเป็นไปได้ของการทุจริตจะถูกหลีกเลี่ยง ทรัพย์สินของ บริษัท ได้รับการคุ้มครองเช่นกัน
การรวมศูนย์ของกระบวนการจัดซื้อ
เมื่อองค์กรต้องการใบขอเสนอซื้อทั้งหมดที่จะดำเนินการจากส่วนกลางผ่านแผนกจัดซื้อมันเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการกระบวนการทั้งหมด
ผู้ซื้อยังได้รับประโยชน์เนื่องจากตอนนี้พวกเขาสามารถจัดกลุ่มการซื้อและใช้ประโยชน์จากกำลังซื้อขององค์กรเพื่อเจรจาเงื่อนไขที่ดีกว่า
ตัวอย่าง
ตัวอย่างที่ 1
เลขที่ใบขอเสนอซื้อ: 00455
วันที่: 15 พฤษภาคม 2018
ชื่อผู้ร้องขอ: Annaliese Corvo
ตำแหน่ง: หัวหน้างานฝึกอบรม
แผนก: การฝึกอบรมบุคลากร
เหตุผลในการขอ: รายการต่อไปนี้จะต้องใช้ในหลักสูตรการฝึกอบรม "การประกันคุณภาพ" ซึ่งจะได้รับในช่วงสัปดาห์ที่ 16 ถึง 20 กรกฎาคม, 2018
- 01 กรณีของเครื่องหมายฟลิปชาร์ท
- ดินสอ 12 ด้าม
- ฟลิปชาร์ต 01 ที่มีแผ่นสีขาว 20 แผ่น: กว้าง 1 เมตร x ยาว 1.5 เมตร
- โน๊ตบุ๊คสายธรรมดา 12 เส้นขนาดปกติ
- เครื่องหมาย 06 สีสำหรับกระดานดำ
- ยาง 12 ก้อนเพื่อลบ
- ปากกาหมึกสีน้ำเงิน 12 อัน
มีการเสนอราคา 2 ใบจากผู้จัดหาเครื่องเขียน
อนุญาตโดย: Alberto Moreno
ตำแหน่ง: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
การจัดการทรัพยากรมนุษย์
ตัวอย่างที่ 2
แผนกการผลิต Confecciones Tely, SA ต้องการสั่งซื้อวัสดุที่แตกต่างและกรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อ แบบฟอร์มนี้จะแจ้งฝ่ายจัดซื้อว่าอุปกรณ์เหล่านี้มีความจำเป็น
แผนกจัดซื้อสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบขอเสนอซื้อที่ได้รับ หากได้รับอนุมัติจะมีการสร้างใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ ซัพพลายเออร์ผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ด้วยใบแจ้งหนี้
แผนกต้อนรับได้รับผลิตภัณฑ์และส่งรายงานการรับไปยังแผนกบัญชี
ถ้าเอกสารทั้งหมดเป็นไปตามแผนกบัญชีจะอนุมัติการออกใบแจ้งหนี้ให้กับแคชเชียร์ซึ่งระบุว่าสามารถชำระเงินให้ผู้จัดหาได้