ใบขอเสนอซื้อประเภทประเภทความสำคัญและตัวอย่าง

แบบฟอร์ม ใบขอเสนอซื้อ เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยแผนกผู้ใช้หรือพนักงานคลังสินค้าเพื่อแจ้งแผนกจัดซื้อของสินค้าที่จำเป็นต้องสั่งซื้อปริมาณและกรอบเวลาการส่งมอบ การซื้อใน บริษัท เริ่มต้นด้วยการรวบรวมความต้องการ

หลังจากคอมไพล์แล้วคุณต้องแจ้งแผนกจัดซื้อ ใบขอเสนอซื้อเป็นเอกสารที่จะมีรายการข้อกำหนดเหล่านั้น เพื่อป้องกันการฉ้อโกงผู้จัดการแผนกมักไม่ได้รับอนุญาตให้สั่งซื้อโดยตรงกับซัพพลายเออร์หรือซื้อในนามของ บริษัท

แต่แผนกที่สั่งซื้อกับซัพพลายเออร์ภายนอกนั้นเป็นแผนกที่เรียกว่าแผนกจัดซื้อแทน ผู้จัดการของแผนกต่างๆใช้แบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อเพื่อแจ้งแผนกวัสดุที่จำเป็นต้องซื้อ

ใบขอเสนอซื้อและใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการรับรายการที่ บริษัท ต้องการสำหรับการดำเนินงานของตนการกำหนดมาตรฐานกระบวนการสั่งซื้อทั้งภายในและภายนอก

ชนิด

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับใบขอเสนอซื้อมีดังต่อไปนี้:

- เป็นคำขอที่ทำกับแผนกจัดซื้อเพื่อรับรายการวัสดุบางอย่าง

- ต้องได้รับการอนุมัติจากองค์กรจัดซื้อ

- เป็นเอกสารภายใน นั่นคือมันยังคงอยู่ภายในองค์กร

คุณสามารถสร้างใบขอเสนอซื้อสำหรับการจัดเตรียมประเภทต่อไปนี้:

มาตรฐาน

เพื่อรับพัสดุและวัสดุจากผู้จัดหาสำหรับทั้งกระบวนการผลิตและเครื่องใช้สำนักงานและวัสดุอื่น ๆ

การรับเหมาช่วง

เพื่อจัดหาวัตถุดิบให้กับซัพพลายเออร์แล้วรับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

สินค้าฝากขาย

การได้รับวัสดุที่เก็บไว้ในโรงงานของ บริษัท และซัพพลายเออร์จ่ายให้

โอน สินค้าคงคลัง

เพื่อรับวัสดุจากแผนกหรือพื้นที่อื่นที่อยู่ภายในองค์กรเดียวกัน

บริการภายนอก

เพื่อขอรับบริการของผู้จัดหาภายนอกเช่นดำเนินงานซ่อมบำรุงโรงงาน

มันทำยังไง?

ส่วนประกอบพื้นฐานที่ประกอบเป็นใบขอเสนอซื้อคือ:

- เลขที่ใบขอเสนอซื้อที่อนุญาตให้มีการระบุเอกสาร จะต้องมีการพิมพ์ล่วงหน้า

- ขอแผนก

- วันที่ของใบขอเสนอซื้อและวันที่ส่งมอบที่ร้องขอ

- ชื่อของบุคคลที่จัดทำใบขอเสนอซื้อและลายเซ็นของบุคคลที่ให้การอนุญาตที่สอดคล้องกัน

- บทความที่ร้องขอจะต้องอธิบายรายละเอียดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จำนวนเงินจะต้องแน่นอน; มันสำคัญมากที่จะต้องวางยูนิตที่ต้องการ (กิโลกรัม, ลิตร, ยูนิต ฯลฯ )

- ลายเซ็นของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่อนุมัติหรือไม่อนุมัติการซื้อ

- หากใบเสนอราคาได้รับการร้องขอจากซัพพลายเออร์แล้วจะต้องแนบใบเสนอราคา

กระบวนการขอใบเสนอราคา

องค์กรมีการใช้กระบวนการขอซื้อเพื่อดำเนินการและติดตามคำสั่งซื้อ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่วัตถุดิบไปจนถึงเฟอร์นิเจอร์สำนักงานและอื่น ๆ

เมื่อผู้จัดการแผนกพิจารณาว่าวัสดุหมดให้กรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อซึ่งรวมถึงฟิลด์ที่ระบุด้านบน

ใบขอเสนอซื้อเป็นแบบฟอร์มที่แผนกของ บริษัท ส่งไปยังแผนกจัดซื้อโดยแสดงรายการที่คุณต้องการได้รับการร้องขอจากผู้จัดหาภายนอก

กระบวนการนี้อนุญาตให้ผู้ใช้สั่งซื้อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานและที่สำคัญที่สุดคืออนุญาตให้ซัพพลายเออร์ภายนอกส่งใบเสนอราคา

เมื่อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อได้รับใบขอเสนอซื้อในกระบวนการนี้เขาสามารถตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ส่งโดยผู้ใช้ที่มีต้นทาง ผู้จัดการเลือกเพียงว่าคำขอได้รับการอนุมัติหรือไม่

หากไม่ได้รับการอนุมัติจะมีช่องสำหรับวางเหตุผลในการตัดสินใจและแผนกที่ร้องขอจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจนี้ อย่างไรก็ตามหากผู้จัดการให้การอนุมัติขั้นตอนต่อไปคือการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์

ความสำคัญ

เริ่มกระบวนการซื้อ

บ่อยครั้งที่แผนกของ บริษัท จะต้องใช้วัสดุ ใบขอเสนอซื้อเริ่มต้นกระบวนการซื้อ แผนกจัดซื้อจะดำเนินการให้สอดคล้องกับความแข็งแกร่งของเอกสาร

หากมีปัญหาเอกสารจะใช้เป็นหลักฐานว่าแผนกร้องขอวัสดุด้วยการสื่อสารบางอย่าง

มันเป็นเครื่องมือควบคุม

ในกรณีที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ควบคุมที่เหมาะสมสามารถมีส่วนร่วมในการฉ้อโกงเนื่องจากพวกเขาสามารถขอเอกสารสำหรับการใช้งานส่วนตัว

ด้วยใบขอเสนอซื้อมีมาตรการที่กำหนดขึ้นเพื่อรับประกันว่าจะไม่มีการฉ้อโกง คำขอต้องผ่านหลายมือเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและจำเป็น

ปกป้องธุรกิจ

เมื่อมีการดำเนินการตามคำสั่งใบขอเสนอซื้อความเป็นไปได้ของการทุจริตจะถูกหลีกเลี่ยง ทรัพย์สินของ บริษัท ได้รับการคุ้มครองเช่นกัน

การรวมศูนย์ของกระบวนการจัดซื้อ

เมื่อองค์กรต้องการใบขอเสนอซื้อทั้งหมดที่จะดำเนินการจากส่วนกลางผ่านแผนกจัดซื้อมันเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการกระบวนการทั้งหมด

ผู้ซื้อยังได้รับประโยชน์เนื่องจากตอนนี้พวกเขาสามารถจัดกลุ่มการซื้อและใช้ประโยชน์จากกำลังซื้อขององค์กรเพื่อเจรจาเงื่อนไขที่ดีกว่า

ตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 1

เลขที่ใบขอเสนอซื้อ: 00455

วันที่: 15 พฤษภาคม 2018

ชื่อผู้ร้องขอ: Annaliese Corvo

ตำแหน่ง: หัวหน้างานฝึกอบรม

แผนก: การฝึกอบรมบุคลากร

เหตุผลในการขอ: รายการต่อไปนี้จะต้องใช้ในหลักสูตรการฝึกอบรม "การประกันคุณภาพ" ซึ่งจะได้รับในช่วงสัปดาห์ที่ 16 ถึง 20 กรกฎาคม, 2018

- 01 กรณีของเครื่องหมายฟลิปชาร์ท

- ดินสอ 12 ด้าม

- ฟลิปชาร์ต 01 ที่มีแผ่นสีขาว 20 แผ่น: กว้าง 1 เมตร x ยาว 1.5 เมตร

- โน๊ตบุ๊คสายธรรมดา 12 เส้นขนาดปกติ

- เครื่องหมาย 06 สีสำหรับกระดานดำ

- ยาง 12 ก้อนเพื่อลบ

- ปากกาหมึกสีน้ำเงิน 12 อัน

มีการเสนอราคา 2 ใบจากผู้จัดหาเครื่องเขียน

อนุญาตโดย: Alberto Moreno

ตำแหน่ง: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

การจัดการทรัพยากรมนุษย์

ตัวอย่างที่ 2

แผนกการผลิต Confecciones Tely, SA ต้องการสั่งซื้อวัสดุที่แตกต่างและกรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อ แบบฟอร์มนี้จะแจ้งฝ่ายจัดซื้อว่าอุปกรณ์เหล่านี้มีความจำเป็น

แผนกจัดซื้อสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบขอเสนอซื้อที่ได้รับ หากได้รับอนุมัติจะมีการสร้างใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ ซัพพลายเออร์ผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ด้วยใบแจ้งหนี้

แผนกต้อนรับได้รับผลิตภัณฑ์และส่งรายงานการรับไปยังแผนกบัญชี

ถ้าเอกสารทั้งหมดเป็นไปตามแผนกบัญชีจะอนุมัติการออกใบแจ้งหนี้ให้กับแคชเชียร์ซึ่งระบุว่าสามารถชำระเงินให้ผู้จัดหาได้