ฝ่ายจัดซื้อ: ลักษณะหน้าที่และความสำคัญ
แผนกจัดซื้อ เป็นส่วนของ บริษัท ที่รับผิดชอบกิจกรรมทั้งหมดสำหรับการจัดหาวัตถุดิบอะไหล่บริการและอื่น ๆ ตามที่องค์กรต้องการ ให้บริการที่เป็นกระดูกสันหลังขององค์กรอุตสาหกรรมค้าปลีกและการทหาร
ช่วยให้มั่นใจได้ว่าวัสดุที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจจะถูกจัดเรียงและเก็บไว้ในสินค้าคงคลัง แผนกนี้เป็นศูนย์กลางของการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ประสบความสำเร็จและมีหน้าที่รับผิดชอบในการลดต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อควบคุมระดับสินค้าคงคลังและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์
แผนกจัดซื้อที่ดีจะต้องการคุณภาพจากซัพพลายเออร์และจะปฏิบัติตามคำสั่งซื้อตั้งแต่ต้นจนถึงแผนกต้อนรับ ช่วยแผนกอื่น ๆ ในการระบุความต้องการจัดการกระบวนการขอใบเสนอราคาและรับราคาที่แข่งขันได้ พวกเขามักจะทำหน้าที่เป็นตัวควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับงบประมาณ
คุณสมบัติ
ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้สำหรับผู้บริหารระดับสูง
ฝ่ายจัดซื้อมีส่วนร่วมในการวางแผนองค์กรและงบประมาณในระดับสูง สิ่งนี้ทำให้สามารถออกแบบต้นทุนด้านวิศวกรรมย้อนกลับและสำรวจทางเลือกอื่น ๆ ที่อาจมีราคาถูกลงและ / หรือมีคุณภาพสูงขึ้น
ขับเคลื่อนนวัตกรรมจากซัพพลายเออร์
มากกว่าเพียงแค่เรียกร้องราคาต่ำสุดแผนกจัดซื้อทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพื่อลดต้นทุนพื้นฐานของผลิตภัณฑ์และบริการของตน
พวกเขามีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดกับ "วงจรชีวิตของนวัตกรรม" จากแนวคิดเริ่มต้นไปจนถึงการผลิตและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ให้ความรู้เกี่ยวกับข้อมูลผู้จัดหาที่สำคัญ
บริษัท ต่างๆสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างการวิเคราะห์เชิงพยากรณ์ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตลาด
จัดการและลดความเสี่ยงของห่วงโซ่อุปทานให้ราบรื่น
วิกฤตการณ์ทางเศรษฐกิจได้สอนให้ตระหนักถึงคุณค่าของการระมัดระวังเกี่ยวกับความมั่นคงของซัพพลายเออร์ แผนกจัดซื้อมีวิสัยทัศน์ที่คมชัดกว่าในส่วนอื่น ๆ ขององค์กร
ส่งเสริมการรับพนักงานที่คล่องตัวและการพัฒนาความสามารถ
มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะข้ามขอบเขตการทำงานและทางภูมิศาสตร์เพื่อหาผู้สมัครที่เหมาะสมไปยังแผนกจัดซื้อ
ในบางกรณีคำตอบนั้นอยู่ในการเอาท์ซอร์สหรือการใช้งานขององค์กรบริการที่ใช้ร่วมกัน
ฟังก์ชั่น
การรับวัสดุ
สำหรับ บริษัท ผู้ผลิตอาจรวมถึงวัตถุดิบ แต่อาจรวมถึงเครื่องมือเครื่องจักรหรือแม้แต่เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นสำหรับทีมขายและเลขานุการ
ในธุรกิจค้าปลีกแผนกจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีผลิตภัณฑ์เพียงพอเสมอบนชั้นวางหรือห้องเก็บของเพื่อให้ร้านค้าจัดจำหน่ายอย่างดี
เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อให้คลังสินค้าสินค้าคงคลังในระดับที่เหมาะสม การลงทุนเงินจำนวนมากในสินค้าคงคลังที่มากเกินไปอาจทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับหุ้นและการขาดเงินทุนสำหรับค่าใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ เช่นการวิจัยและพัฒนาหรือการโฆษณา
ประเมินราคา
แผนกจัดซื้อรับผิดชอบการประเมินอย่างต่อเนื่องหากคุณได้รับวัสดุในราคาที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุด
คุณต้องเปรียบเทียบราคาเพื่อหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดด้วยราคาที่สมเหตุสมผลที่สุดสำหรับคำสั่งซื้อที่มีขนาดเฉพาะของ บริษัท
แผนกจัดซื้อสามารถสื่อสารกับซัพพลายเออร์ทางเลือกเจรจาราคาที่ดีกว่าสำหรับคำสั่งซื้อที่มีปริมาณมากขึ้นหรือค้นหาความเป็นไปได้ในการได้รับผลิตภัณฑ์ที่มีราคาที่ต่ำกว่าจากแหล่งอื่น ๆ
การอนุมัติล่วงหน้าจากซัพพลายเออร์
แผนกจัดซื้อจะประเมินซัพพลายเออร์ทั้งในด้านราคาคุณภาพความคิดเห็นของลูกค้าและเวลาที่จะดำเนินการตามคำสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์
ติดตามคำสั่งซื้อ
คำสั่งซื้อมีการบันทึกไว้ในแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ เหล่านี้ระบุข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับวัสดุที่สั่งซื้อรวมถึงปริมาณที่ร้องขอ
แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อและติดตามเวลาที่ใช้ในการสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์
งานสำนักงาน
แผนกจัดซื้อจัดการเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและการส่งมอบวัสดุ
ซึ่งหมายความว่าทำงานร่วมกับแผนกบัญชีอย่างใกล้ชิดเพื่อให้แน่ใจว่ามีเงินเพียงพอที่จะซื้อสินค้าเงินสดที่ไหลอย่างราบรื่นและการชำระเงินทั้งหมดตรงเวลา
การปฏิบัติตามนโยบาย
ก่อนตัดสินใจซื้อแผนกจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามระเบียบปฏิบัติที่จำเป็นสำหรับการจัดหาและอนุมัติงบประมาณและต้องมั่นใจว่าวัสดุที่ซื้อนั้นเป็นไปตามนโยบายทั่วไปขององค์กร
ความสำคัญ
รับต้นทุนที่ต่ำกว่า
แผนกจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มผลกำไรทางธุรกิจให้สูงสุด เปรียบเทียบราคาและเจรจากับซัพพลายเออร์เพื่อให้ บริษัท ได้รับราคาที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับผลิตภัณฑ์ที่จำเป็น
นอกจากนี้ยังสามารถให้เงินออมโดยใช้ประโยชน์จากการรับประกันและส่วนลดที่ผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญมักจะลืม
ช่วยในการประหยัดส่งมอบความโปร่งใสที่ดีขึ้นในค่าใช้จ่ายของ บริษัท นี้จะช่วยให้การเจรจาสัญญาที่ดีขึ้นและการเพิ่มกระแสเงินสด
ป้องกันความไม่เพียงพอของวัสดุ
แผนกจัดซื้อจะต้องระบุผลิตภัณฑ์ที่มีความสำคัญต่อ บริษัท และใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อป้องกันห่วงโซ่อุปทาน
เพื่อให้แน่ใจว่าวัสดุไม่เพียงพอจะไม่ส่งผลกระทบต่อผลผลิตฝ่ายจัดซื้อใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่นการจัดหาหลายอย่าง
การมีแหล่งที่มาหลายแห่งหมายถึงการใช้ซัพพลายเออร์หลายรายที่เสนอผลิตภัณฑ์เดียวกัน หากมีปัญหากับซัพพลายเออร์รายหนึ่งสามารถเพิ่มคำสั่งซื้อเป็นซัพพลายเออร์อื่นเพื่อชดเชยความล้มเหลว
ปรับปรุงคุณภาพ
แผนกจัดซื้อช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยการกำหนดเป้าหมายประสิทธิภาพ จากนั้นจะติดตามประสิทธิภาพที่แท้จริงตามเป้าหมายเหล่านั้น
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวัดลักษณะคุณภาพโดยใช้ตัวบ่งชี้สำหรับคุณลักษณะต่างๆเช่นความทนทานลักษณะที่ปรากฏของผลิตภัณฑ์
เราทำงานอย่างใกล้ชิดกับซัพพลายเออร์เพื่อพัฒนากระบวนการของพวกเขาและช่วยให้พวกเขาปรับปรุงคุณภาพ
จัดการความสัมพันธ์
ความท้าทายของแผนกจัดซื้อคือการทำให้ซัพพลายเออร์สนใจที่จะทำงานกับ บริษัท ทำให้ซัพพลายเออร์ลงทุนในความสัมพันธ์ระยะยาว
แผนกต้องจัดการความสัมพันธ์ภายใน บริษัท ด้วย คุณต้องทำงานกับผู้มีส่วนได้เสียภายในเช่นการตลาดการเงินโลจิสติกส์และการจัดจำหน่ายเพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกัน
ค้นหานวัตกรรม
เนื่องจากแผนกจัดซื้อมีการติดต่อกับธุรกิจภายนอกที่หลากหลายอยู่เสมอจึงอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมในการรับผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรมที่สามารถให้ความได้เปรียบในการแข่งขันกับธุรกิจทั้งในด้านราคาคุณภาพหรือความสะดวกสบาย