เอกสารการชำระ: ลักษณะและตัวอย่าง

เอกสารที่ต้องชำระ คือจำนวนเงินทุนที่ค้างชำระตามสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการของการชำระเงิน บัญชีธนาคารจะรวมอยู่ในบัญชีนี้ พวกเขาเป็นหนี้สินที่คุณสัญญาว่าจะจ่ายเงินจำนวนเฉพาะในวันที่ในอนาคตหรือตามที่ต้องการ

กล่าวอีกนัยหนึ่งเอกสารที่ต้องชำระคือเงินกู้ระหว่างสองหน่วยงาน ตามข้อตกลงนี้ผู้ที่ทำเอกสารจะสร้างความรับผิดชอบเมื่อยืมเงินจากเจ้าหนี้ บริษัท ตกลงที่จะชำระคืนเงินที่มีผลประโยชน์ให้กับเจ้าหนี้ ณ วันที่ในอนาคต

บริษัท บันทึกเงินกู้ไว้ในงบดุลเป็นเอกสารที่ต้องชำระ ในทางตรงกันข้ามเจ้าหนี้ลงทะเบียนเงินกู้เป็นลูกหนี้ในงบดุลของเขาเพราะเขาจะได้รับการชำระเงินในอนาคต แตกต่างจากเจ้าหนี้ในขณะที่ทั้งสองเป็นหนี้สินเอกสารที่เกี่ยวข้องกับตั๋วสัญญาใช้เงินเป็นลายลักษณ์อักษร

คุณสมบัติ

สามารถดูคุณลักษณะของเอกสารที่ต้องชำระเมื่อทำการเปรียบเทียบกับบัญชีเจ้าหนี้

ประเภทของข้อตกลง

เจ้าหนี้การค้าเป็นข้อตกลงแบบไม่เป็นทางการซึ่งมักจะเป็นเพียงทางวาจาระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เอกสารเท่านั้นเป็นคำสั่งซื้อของผู้ซื้อและใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย

เอกสารที่ต้องชำระมีความซับซ้อนมากขึ้น พวกเขาเกี่ยวข้องกับสัญญาเงินกู้ที่เป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษรบางครั้งมีหลายสิบหน้า

ผู้ให้กู้อาจเรียกร้องข้อตกลงที่เข้มงวดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาสำหรับการจ่ายเอกสารเช่นห้ามการจ่ายเงินปันผลให้กับนักลงทุนในขณะที่เงินกู้ส่วนหนึ่งยังไม่ได้ชำระ

ข้อตกลงอาจต้องมีการรับประกันเช่นอาคารที่เป็นของ บริษัท หรือการรับประกันจากบุคคลหรือนิติบุคคลอื่น

ตั๋วสัญญาใช้เงินหลายฉบับต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจากคณะกรรมการของ บริษัท ก่อนที่ผู้ให้กู้จะให้ทุน

ข้อกำหนดและความปลอดภัย

เจ้าหนี้จะได้รับเงินคืนตามปกติภายใน 30 วันโดยไม่มีดอกเบี้ย อย่างไรก็ตามผู้ให้บริการบางรายอาจเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าเช่นส่วนลด 1% หากชำระภายใน 10 วันหลังจากวันที่ในใบแจ้งหนี้

เอกสารที่ต้องชำระจะได้รับคืนในระยะเวลาที่ยาวนานกว่า พวกเขาสามารถเริ่มต้นที่ 90 วันและขยายออกไปอีกหลายปี การชำระเงินมักจะเป็นจำนวนเงินคงที่ด้วยทุนและดอกเบี้ย

ในด้านความปลอดภัยซัพพลายเออร์ของผลิตภัณฑ์และบริการขึ้นอยู่กับความสุจริตใจของผู้ซื้อในการชำระเงิน เจ้าหนี้ไม่ได้ประกันกับการรับประกัน ในทางตรงกันข้ามตั๋วสัญญาใช้เงินมักจะนำสินทรัพย์ถาวรที่ซื้อมาเป็นหลักประกันในการขอสินเชื่อ

โดยปกติแล้วเอกสารที่จะต้องจ่ายจะใช้ในการซื้อสินทรัพย์ถาวรเช่นอุปกรณ์โรงงานและทรัพย์สิน เหล่านี้เป็นตั๋วสัญญาใช้เงินอย่างเป็นทางการสำหรับจำนวนเงินที่เฉพาะเจาะจงที่ผู้กู้จ่ายในช่วงระยะเวลาหนึ่งพร้อมดอกเบี้ย

เอกสารที่ต้องชำระในระยะสั้นและระยะยาว

โดยทั่วไปแล้วเอกสารเจ้าหนี้จะถูกรายงานในงบดุลในสองประเภทคือระยะสั้นและระยะยาว

เอกสารเจ้าหนี้จะถูกจัดประเภทในงบดุลเป็นหนี้สินระยะสั้นหากครบกำหนดภายใน 12 เดือนถัดไปหรือเป็นหนี้สินระยะยาวหากครบกำหนดชำระในภายหลังในปีต่อ ๆ ไป

ตัวอย่างเช่นเงินกู้ระยะสั้นเพื่อซื้อสินค้าคงคลังเพิ่มเติมเพื่อเตรียมสำหรับเทศกาลวันหยุดจะถูกจัดประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียนเนื่องจากอาจมีการชำระภายในหนึ่งปี

การซื้อที่ดินอาคารหรืออุปกรณ์ขนาดใหญ่โดยทั่วไปจะถูกจัดประเภทเป็นหนี้สินระยะยาวเนื่องจากเงินกู้ระยะยาวจะได้รับชำระเป็นเวลาหลายปี

ส่วนระยะสั้นของเอกสารที่ต้องชำระคือจำนวนเงินที่ต้องชำระภายในปีหน้า ส่วนระยะยาวคือส่วนที่หมดอายุในหนึ่งปี

การจำแนกเอกสารที่เหมาะสมที่จะต้องจ่ายมีความสนใจอย่างมากจากมุมมองของนักวิเคราะห์เพื่อดูว่าเอกสารเหล่านี้จะหมดอายุในอนาคตอันใกล้ นี่อาจบ่งบอกถึงปัญหาสภาพคล่องใกล้เข้ามา

ตัวอย่าง

ตัวอย่างของเอกสารที่ต้องชำระคือเงินกู้ที่ธนาคารให้กับ บริษัท HSC

HSC ยืมเงิน $ 100, 000 จากธนาคารเพื่อซื้อสินค้าคงคลังในปีนี้ บริษัท HSC ลงนามในเอกสารในฐานะผู้กู้และตกลงที่จะกลับไปที่การชำระเงินรายเดือนของธนาคาร $ 2, 000 รวมถึงดอกเบี้ย $ 500 ต่อเดือนจนกว่าจะชำระเอกสารครบถ้วน

HSC เรียกเก็บเงิน 100, 000 ดอลลาร์ในบัญชีเงินสดของคุณและเครดิตเอกสารที่ต้องชำระของคุณสำหรับจำนวนเงินกู้ ธนาคารดำเนินการตรงกันข้าม: หักบัญชีลูกหนี้ของคุณและเครดิตบัญชีเงินสดของคุณ

ในตอนต้นของแต่ละเดือน HSC ทำการชำระเงินกู้ $ 2, 000 หักบัญชีที่ต้องจ่าย $ 1, 500 หักบัญชีค่าใช้จ่ายดอกเบี้ย $ 500 และเครดิตบัญชีเงินสดสำหรับ $ 2000

อีกครั้งธนาคารลงทะเบียนด้านย้อนกลับของการทำธุรกรรม หนี้เงินสด $ 2, 000 เครดิตเอกสารลูกหนี้สำหรับ $ 1, 500 และรายได้ดอกเบี้ยสำหรับ $ 500

รายการบันทึกประจำวันนี้เกิดขึ้นทุกปีจนกว่าเอกสารจะถูกยกเลิกอย่างสมบูรณ์

ความแตกต่างระหว่างเจ้าหนี้การค้าและเจ้าหนี้เอกสาร

ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ต้องการกู้เงิน $ 100, 000 จากธนาคารธนาคารจะกำหนดให้ผู้บริหารของ บริษัท ต้องเซ็นสัญญาเงินกู้อย่างเป็นทางการก่อนที่ธนาคารจะส่งมอบเงิน

ธนาคารยังสามารถเรียกร้องให้ บริษัท มีภาระผูกพันในการค้ำประกันและเจ้าของ บริษัท จะค้ำประกันเงินกู้เป็นการส่วนตัว

บริษัท จะบันทึกเงินกู้นี้ในบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ธนาคารจะบันทึกเงินให้กู้ยืมในเอกสารบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ

ตรงกันข้ามกับสินเชื่อของธนาคารเพียงโทรหาผู้จำหน่ายรายใดรายหนึ่งของ บริษัท แล้วขอให้ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือวัสดุสิ้นเปลือง ในวันถัดไปที่สินค้ามาถึงและมีการเซ็นรับส่งของ

สองสามวันต่อมา บริษัท ได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ที่มีการจัดตั้งขึ้นว่าการชำระเงินของผลิตภัณฑ์จะหมดอายุใน 30 วัน; การทำธุรกรรมนี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกับตั๋วสัญญาใช้เงิน

เป็นผลให้รายการนี้ถูกบันทึกในบัญชีเจ้าหนี้ของบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท ซัพพลายเออร์จะบันทึกการทำธุรกรรมด้วยการหักบัญชีในบัญชีของสินทรัพย์ลูกหนี้และเครดิตในบัญชีการขาย