รายงานกิจกรรม: มันคืออะไร, วิธีทำ, โครงสร้าง, ตัวอย่าง
รายงาน กิจกรรม เป็นรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมองค์กรในแต่ละวัน รายงานนี้รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบันทึกการผลิตต้นทุนค่าใช้จ่ายทรัพยากรการตรวจสอบกระบวนการอย่างละเอียดและแม้แต่การบัญชี
รายงานนี้มาในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปจะเน้นที่ระยะสั้น รายงานกิจกรรมยังสามารถแก้ไขได้โดยผู้มีส่วนได้เสียเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของพวกเขาและทำให้สามารถให้ข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
ผู้ที่ทำงานภายใน บริษัท หุ้นส่วนธุรกิจซัพพลายเออร์และลูกค้าคือผู้รับที่สามารถใช้ข้อมูลในรายงานกิจกรรม
การอัปเดตเป็นระยะนี้สามารถเข้าถึงผู้ชมจำนวนมากได้กำไรหากมีการเผยแพร่ออนไลน์หรือส่งไปยังกลุ่มอีเมลขนาดใหญ่ผ่านไฟล์แนบ
การแชร์รายงานกิจกรรมช่วยให้คนอื่นทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขทางธุรกิจได้ง่ายขึ้นเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น
มันประกอบด้วยอะไร?
รายงานกิจกรรมเป็นรายงานขั้นตอนเกี่ยวกับรายละเอียดการปฏิบัติงานที่นำเสนอโดยกิจกรรมปัจจุบันของทีมงาน โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อสนับสนุนกิจกรรมประจำวันขององค์กร
ข้อมูลในรายงานกิจกรรมแสดงถึงข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับภาระผูกพันกิจวัตรประจำตำแหน่งและการพัฒนาของทีมผู้บริหารและโครงการเอง
ทีมงานดำเนินการรายงานกิจกรรมรวมถึงสมาชิกในทีม แม้แต่ผู้นำธุรกิจก็สามารถจัดทำรายงานกิจกรรมได้ในกรณีที่พวกเขาต้องการให้ข้อมูลและการอัพเดทแก่ผู้บังคับบัญชาชั้นนำ
นอกจากนี้เลขานุการทีมมักได้รับมอบหมายให้จัดทำรายงานกิจกรรม นอกจากนี้ยังมีเวลาที่กรรมการบริหารต้องจัดทำรายงานกิจกรรมให้ บริษัท ในเครือ
ความสำคัญ
มีการจัดทำรายงานกิจกรรมด้วยเหตุผลหลายประการ ก่อนอื่นจะช่วยให้ทีมงานและผู้นำในการปรับปรุงตัวเองด้วยข้อมูลซึ่งช่วยให้พวกเขารู้สถานะและความคืบหน้าของทีม
ความสำเร็จและปัญหาของทีมจะเป็นที่รู้จักพร้อมกับแผนการในอนาคตกลยุทธ์การกระทำและการประเมินผล
ด้วยข้อมูลที่ปรากฏในรายงานสมาชิกทีมผู้นำและ บริษัท ในเครือจะสามารถเปรียบเทียบข้อมูลวิเคราะห์สร้างข้อสรุปและข้อสรุปรวมถึงการตัดสินใจอย่างมีเหตุผลที่จะช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายของแต่ละบุคคลและกลุ่ม
รายงานกิจกรรมยังสามารถนำเสนอข้อมูลเร่งด่วนไม่ว่าจะใหม่หรือถูกต้องซึ่งจะช่วยให้ทีมปรับแผนกลยุทธ์และการดำเนินการในอนาคต
สังเกตเห็นความผิดพลาด
เจ้าของธุรกิจบางคนมีรายงานกิจกรรมเพื่อตรวจสอบสิ่งที่หายไปขณะออกจากอาคาร
ตัวอย่างเช่นเจ้าของสถานรับเลี้ยงเด็กต้องการทราบว่าเด็กได้รับบาดเจ็บหรือไม่ เจ้าของการประชุมเชิงปฏิบัติการต้องการทราบจำนวนลูกค้าที่ยกเลิกการนัดหมายของพวกเขาเพราะพวกเขาเลือกการประชุมเชิงปฏิบัติการอื่น ๆ
เป็นอย่างไรบ้าง?
ต้องมีข้อมูลวัตถุประสงค์ที่สมบูรณ์ถูกต้องและทันสมัย องค์ประกอบเหล่านี้ใช้เป็นเสาหลักในการรายงานที่ดี
ควรมีคะแนนบางอย่างเช่นความสำเร็จและปัญหาเนื่องจากสิ่งเหล่านี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมและผู้นำสังเกตการณ์การทำงานของพวกเขาเพื่อให้พวกเขาบรรลุเป้าหมาย
ความสำเร็จจะสะท้อนถึงจุดแข็งและความสามารถของพวกเขาและสามารถจูงใจสมาชิกในทีม นอกจากนี้ยังรวมถึงปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็นจริงหรือมีศักยภาพเพื่อให้สามารถพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่เป็นไปได้ในการแก้ไขหรือป้องกันปัญหา
ประเภทของข้อมูลที่รวมแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจ รายงานกิจกรรมมักจะสะท้อนถึงระดับกิจกรรมปัจจุบันของ บริษัท นอกจากนี้ยังสะท้อนถึงผลกระทบของกิจกรรมเชิงพาณิชย์เมื่อเร็ว ๆ นี้
- จัดหมวดหมู่ข้อมูล
รายงานกิจกรรมนำเสนอข้อมูลประเภทต่าง ๆ ที่คุณจำเป็นต้องรู้ทันที
ตัวอย่างเช่นอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับอัตราการเข้างานของพนักงานเปอร์เซ็นต์ของตำแหน่งที่เติมปริมาณการขายรายวันจำนวนบัญชีใหม่ที่เปิดหรือปิดหนี้การชำระเงินที่เรียกเก็บและปริมาณการร้องเรียนของลูกค้า
- ชุดรูปแบบทั่วไปอื่น ๆ
- อะไรคือภัยคุกคามที่แท้จริงที่จะเห็น? พวกเขาจะได้รับการแก้ไขอย่างไร?
- กลยุทธ์และการดำเนินการด้านการจัดการใดบ้างที่จะนำมาใช้เพื่อให้เป็นไปตามแผน
- กลยุทธ์และการดำเนินการด้านการจัดการที่นำไปใช้ประสบความสำเร็จหรือไม่
- อะไรคือจุดแข็งและจุดอ่อนเมื่อจัดการทีมงาน?
- แนวโน้มของการบริหารจัดการเป็นอย่างไร? ความหมายสำหรับประสิทธิภาพในอนาคตคืออะไร?
โครงสร้าง
บทสรุปผู้บริหาร
ประเด็นหลักของรายงานจะถูกสรุปเช่นหัวข้อที่ต้องได้รับการปฏิบัติข้อมูลที่ได้รับวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลและคำแนะนำตามข้อมูลนั้น เพื่อให้กรรมการไม่ต้องอ่านรายงานทั้งหมด
การแนะนำ
เน้นหัวข้อหลักที่กล่าวถึงในรายงานและให้ข้อมูลความเป็นมาเกี่ยวกับสาเหตุที่รวบรวมข้อมูล
ร่างกาย
อธิบายถึงปัญหาและข้อมูลที่รวบรวมวิธีการรวบรวมการวิเคราะห์การค้นพบที่สำคัญ
มันสามารถแบ่งออกเป็นส่วนย่อยที่มีชื่อที่เน้นจุดเฉพาะที่ส่วนย่อยนี้จะครอบคลุม
ข้อสรุป
อธิบายว่าข้อมูลที่อธิบายในเนื้อหาของเอกสารสามารถตีความได้อย่างไรหรือสามารถสรุปได้อย่างไร
แนะนำวิธีใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงบางแง่มุมของธุรกิจหรือแนะนำการตรวจสอบเพิ่มเติม
แสดงรายการทรัพยากรที่ใช้ในการตรวจสอบหรือรวบรวมข้อมูลสำหรับรายงาน พวกเขามีการทดสอบจุดที่ได้รับการรักษาและอนุญาตให้มีการตรวจสอบแหล่งข้อมูลเดิม
ภาคผนวก
มันเป็นทางเลือกและรวมถึงข้อมูลทางเทคนิคที่ไม่จำเป็นสำหรับคำอธิบายที่ให้ไว้ในร่างกายและข้อสรุป แต่ที่รองรับการค้นพบ
ตัวอย่าง
ตัวอย่างของรายงานกิจกรรมประกอบด้วยรายงานการลงทะเบียนเงินสดรายวันของพนักงานธนาคารการปรับบัญชีรายวันบันทึกการผลิตรายวันบันทึกผู้โดยสารต่อเที่ยวบินและบันทึกธุรกรรม
รายงานการขาย
ผู้จัดการบางครั้งจำเป็นต้องติดตามจำนวนยอดขายหรือจำนวนรายได้ที่สร้างโดยผู้ขายรายใดรายหนึ่ง
รายงานการขายจะแสดงปริมาณการขายและจำนวนรายได้ที่สร้างขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง
สำหรับแต่ละวันภายในระยะเวลาหนึ่งกราฟจะแสดงปริมาณของคำสั่งที่ประมวลผล กราฟอื่นแสดงรายได้ที่ได้รับในแต่ละวัน
ผลรวมของจำนวนคำสั่งขายทั้งหมดในแต่ละวันจะกำหนดรายได้ที่ได้รับ
รายงานสินค้าคงคลัง
ผู้จัดการสินค้าคงคลังอาจจำเป็นต้องทราบว่าอุปทานเพียงพอต่อความต้องการหรือไม่และโดยเฉลี่ยว่าอุปทานในปัจจุบันจะมีอายุเท่าใด
รายงานวันอุปทานแสดงการมองเห็นจำนวนวันที่คาดว่าจะมีการจัดหาสินค้าคงคลังและอุปสงค์และอุปทานรวม