6 ส่วนของอีเมลสำคัญ
ส่วนหลักของอีเมลคือหัวเรื่องผู้รับเนื้อหาไฟล์แนบ CC หรือ CCO และลายเซ็นต์
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) เป็นบริการแลกเปลี่ยนการส่งข้อความทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เสนอโดยผู้ให้บริการเครือข่ายหลายรายเช่น Google และ Microsoft
อีเมลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลกก็ไม่สำคัญว่าการสื่อสารได้ทำกับการสนทนาได้เร็วขึ้น
สาเหตุง่ายอีเมลไม่เพียง แต่ใช้ในการส่งข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรมันเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณส่งไฟล์แนบทุกชนิดไปยังส่วนใดของโลก
อีเมลก็มีความสำคัญเนื่องจากจำเป็นต้องใช้บริการมากมายจากเว็บไซต์อื่น ๆ เช่นเครือข่ายสังคมและสถาบันการเงิน มันเป็นขั้นตอนแรกของผู้ใช้ที่จะสามารถใช้บริการหลายอย่างที่มีให้ในเครือข่าย
เป็นเวลานานที่แสดงให้เห็นว่ามนุษย์เป็นสังคม ทุกคนต้องมีปฏิสัมพันธ์เพื่อรักษาสภาพจิตใจให้แข็งแรงนั่นคือเหตุผลที่เทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งในสิ่งที่ก้าวหน้าที่สุด
ในความเป็นจริงมนุษย์มีวิวัฒนาการเพื่อรักษาปฏิสัมพันธ์ทางสังคมของเรา จากถ้ำคนโดดเดี่ยวไม่รอด
นั่นคือสาเหตุที่เราไปจากภาพเขียนคำพูดภาษาเขียนอีเมลโทรเลขทางโทรศัพท์และอีกหลายปีต่อมาตอนนี้กับอินเทอร์เน็ต ไปยังอีเมล
อีเมลแบ่งออกเป็นส่วนใด
ที่อยู่ของผู้รับ / ผู้ส่ง
มันเป็นองค์ประกอบหลักของอีเมล นี่คืออีเมลของบุคคลที่จะได้รับข้อความโดยไม่มีผู้รับจดหมายจะไม่ไปไหน
เมื่อข้อความมาถึงผู้รับที่อยู่ผู้รับจะเป็นผู้รับตามที่อยู่ของผู้ส่งเนื่องจากที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ส่งข้อความจะปรากฏขึ้น
ธุรกิจ
เพื่อป้องกันไม่ให้จดหมายถูกกรองว่าเป็นสแปมคุณต้องใส่หัวเรื่อง นี่คือชื่อของอีเมลและเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็นก่อนเปิดอีเมล
ดังนั้นคุณควรมีข้อมูลที่กระชับและสำคัญเกี่ยวกับคำนำเกี่ยวกับอีเมลที่ได้รับ
CC หรือ CCO
เป็นสำเนาที่ส่งไปยังผู้รับอื่น ที่นี่คุณสามารถค้นหาที่อยู่อีเมลอื่นที่จะส่งสำเนาอีเมลที่ส่งไป
ตัวเลือก CC - พร้อมสำเนา - จะแสดงที่อยู่ทั้งหมดให้กับผู้รับทั้งหมด แต่ตัวเลือก CCO - พร้อมสำเนาซ่อน - จะส่งสำเนาที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
การใช้ BCC ที่อยู่ของผู้รับแต่ละคนจะถูกซ่อนไว้ นั่นคือผู้รับจะไม่เห็นว่าใครเป็นคนส่งอีเมล
ร่างกาย
มันเป็นสาระสำคัญของอีเมล ทุกอย่างที่มีการสื่อสารจะแสดงที่นี่ร่างกายเป็นข้อความเอง
มันไม่มีขีด จำกัด ของคำและสามารถขยายได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ขอแนะนำว่าไม่ควรมีข้อมูลมากนักและหากมันมีอยู่มันจะเป็นการดีกว่าถ้าคุณแนบทุกอย่างไว้ในไฟล์
ไฟล์แนบ
เป็นไฟล์ที่เพิ่มลงในข้อความที่ผู้รับจะดาวน์โหลด สิ่งเหล่านี้มีได้หลายประเภท
ในอีเมลคุณสามารถแนบรูปถ่ายวิดีโอเอกสารโฟลเดอร์งานนำเสนอสเปรดชีต ฯลฯ ไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้จะต้องเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของผู้ออก
บริษัท
นี่คือที่ด้านล่างของจดหมาย มันเป็นลายเซ็นล่วงหน้าโปรแกรมและอัตโนมัติจากช่วงเวลานั้นสำหรับข้อความทั้งหมด
หากเป็นที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลคุณสามารถเพิ่มลายเซ็นที่กำหนดเองด้วยวลีและอีโมติคอน
อย่างไรก็ตามหากเป็นที่อยู่อีเมลที่ทำงาน บริษัท ควรนำข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ส่งข้อความมา
ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบที่จะใช้ในนามบัตร ใส่ชื่อหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ บริษัท ที่คุณทำงานและตำแหน่งของคุณ ฯลฯ
อีเมลมีการจัดการอย่างไร
อีเมลจะต้องมีข้อความที่เข้าใจได้ดีจากผู้รับ มีลักษณะบางอย่างที่ควรได้รับการดูแลเมื่อเขียนอีเมลและสิ่งที่ต้องคำนึงถึงก่อนส่ง
คำอวยพร
มันจะต้องเป็นส่วนแรกของข้อความและมันเป็นสิ่งจำเป็นถ้ามันเป็นอีเมลที่เป็นทางการ มันกำหนดว่าใครเป็นคนส่งข้อความถึงและสิ่งที่จะเริ่มต้นในการแสดงความจริงใจ
วิธีการเขียนคำทักทายขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นใครและใครเป็นผู้ส่ง หากเป็นอีเมลที่ใช้งานได้คำทักทายควรเป็นทางการมากกว่า แต่ถ้าเป็นอีเมลส่วนตัวผู้ส่งสามารถใช้สิทธิ์บางอย่างกับมันได้
เนื้อหาของข้อความ
นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเมล ที่นี่ทุกสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยข้อความนี้มีการสื่อสาร
อีเมลที่ทำงานควรมีลักษณะโดยย่อและกระชับ ไปที่จุดได้อย่างรวดเร็ว แต่จำไว้เสมอว่าจะรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรโดยไม่ต้องเป็นมิตรมากเพราะเนื้อหาเต็มไปด้วยรายละเอียดและจุดประสงค์ที่แท้จริงไม่ได้ถูกมองเห็น
คุณต้องมีการใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเพียงพอเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังนี้คือเนื่องจากการไม่ใช้พวกเขาคุณอาจสูญเสียความรู้สึกของข้อความหรือตีความมันผิดภาษาที่เขียนไม่ง่ายที่จะถอดรหัสเหมือนปาก
การรู้ว่าสิ่งที่ใครบางคนพูดถึงนั้นง่ายกว่าหากคุณได้ยินเสียงของเสียงที่ใช้และวิธีการแสดงออก สิ่งนี้ไม่สามารถสังเกตเห็นได้ในการเขียน
นั่นคือเหตุผลที่ข้อความควรพยายามเลียนแบบการสนทนาด้วยวาจาและสะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการใช้สัญลักษณ์ทางไวยากรณ์และการสะกดคำที่ดีอย่างไร
ข้อความนี้ควรกำหนดวัตถุประสงค์ผลประโยชน์และข้อกำหนดโดยไม่ต้องเดินมากเกินไป
การอำลา
ส่วนนี้เป็นการปิดข้อความ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการสื่อสารทุกอย่างที่ต้องการการปิดที่ดีเป็นสิ่งจำเป็น
การปิดจะต้องเกิดขึ้นหลังจากกำหนดจุดทั้งหมดในข้อความแล้ว ไม่มีการอำลาในอุดมคติสำหรับอีเมลทั้งหมดเนื่องจากทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อความ
ขอแนะนำให้ลาก่อนมีชื่อของผู้ส่งถึงแม้ว่าสิ่งนี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากเป็นการแลกเปลี่ยนเมลแบบคงที่ชื่อควรถูกละเว้นหลังอีเมลแรก
อีเมลที่ดีและเข้าใจได้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของข้อความเพียงอย่างเดียวส่วนใหญ่เป็นการเขียนและวิธีการแสดงเนื้อหาที่จำเป็นต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของอีเมลดังกล่าว